In diesem Bereich erfassen Sie alle firmenspezifischen Angaben.
Diese sollten möglichst vollständig erfasst werden und den Tatsachen entsprechen, denn diese Daten finden später ihren Weg auf die Abrechnung und in die Meldungen.
Info
Bitte hinterlegen Sie aus diesem Grund auch keine Fantasienamen oder kopierte Daten aus dem Internet. Dies wird unweigerlich zu Problemen beim Datenaustausch mit den Finanzbehörden oder den Sozialversicherungsträgern führen.
Neuanlage einer Firma
Mit der Funktionstaste starten Sie den Assistenten für die Neuanlage einer Firma.
Für die Anlage einer Firma benötigen Sie einige wichtige Daten.
Bitte halten Sie diese für die Einrichtung bereit, damit diese ordnungsgemäß abgeschlossen werden kann.
Änderungen an den Firmendaten gelten in der Regel ab sofort, da die Abrechnungen und Meldungen mit den aktuellen Firmendaten erstellt werden müssen.
Bitte beachten Sie, dass einige Angaben nur in der ersten Abrechnungsperiode
der Firma erfolgen können, da sie zu grundsätzlichen Änderungen führen würden, die mit dem System nicht vereinbar wären.
Dies betrifft insbesondere Änderungen an
der Betriebsnummer,
der Rechtsform des Unternehmens,
dem initialen Abrechnungszeitraum,
dem Kennzeichen Öffentlicher Dienst und
dem Systemwechsel zu DATALINE Lohnabzug.
Bei Änderungen an diesen Daten erhalten Sie einen entsprechenden Warnhinweis.
Die Firma wird anschließend zurückgesetzt, unter anderem werden hierbei alle Meldungen gelöscht und initial neu erzeugt (dies betrifft nicht den Personalstamm, dieser bleibt vollständig erhalten).
Demnach ist eine solche Änderung nach dem Versand von Meldungen oder der Erstellung von Abrechnungen nicht mehr möglich.
Alle anderen Angaben können auch später hinterlegt werden, sofern Sie noch nicht für die Abrechnung oder die Erstellung von Meldungen benötigt werden.
Wenn sich die Firmenadresse von der postalischen Adresse unterscheidet, dann können Sie eine abweichende Korrespondenzadresse angeben.
Diese Adresse ist jedoch nicht für die Anschrift Ihres Steuerberaters o.ä. gedacht, sondern
für die zielgerichtete Kommunikation bei größeren Firmen.
Auf dem Reiter “Adresse” legen Sie unterhalb der Firmenadresse fest, dass es eine Abweichende Korrespondenzadresse für diese Firma geben soll.
Auf dem Reiter “Korrespondenz” legen Sie dann die von der Firmenadresse abweichende Korrespondenzadresse an.
Die Beschränkungen und Bestimmungen für diese Angaben entsprechen denen der Firmenadresse.
Auch bei dieser Adresse können Sie ein (Firmen-)Postfach angeben.
Die Anschrift der Firma wird insbesondere in der Meldung zur Betriebsdatenpflege verwendet.
Außerdem ist sie auch auf vielen Formularen abgedruckt.
Dialog zur Definition der Anschrift (und der Rechtsform) der Firma
Anschrift des Beschäftigungsbetriebs (Mindestangabe)
Die Mindestangabe ist die Anschrift des Beschäftigungsbetriebs in Deutschland.
Besteht der Beschäftigungsbetrieb aus nur einer Niederlassung, so ist die Anschrift dieser
Niederlassung zugleich die Anschrift des Beschäftigungsbetriebs.
Werden mehrere Niederlassungen zu einem Beschäftigungsbetrieb unter einer BBNR
zusammengefasst, so legt der Arbeitgeber die Anschrift einer der Niederlassungen (führende
Niederlassung) als Anschrift des Beschäftigungsbetriebs fest.
Postanschriften
Soll oder kann die Post unter der Anschrift des Beschäftigungsbetriebs nicht zugestellt werden, dann
wird zusätzlich eine abweichende Postanschrift erfasst.
Dabei kann es sich entweder um eine alternative
Hausanschrift des Arbeitgebers handeln oder um ein Postfach bzw. eine Großkundenpostleitzahl.
Als abweichende Postanschrift kann auch eine ausländische Anschrift angegeben werden.
Nutzung der abweichenden Postanschrift
Die Angaben sollen eine rasche und unproblematische Postzustellung ermöglichen.
Wird eine „Postanschrift“ angegeben, so werden Schreiben des SV-Trägers statt an die Anschrift des
Beschäftigungsbetriebs an die abweichende Postanschrift adressiert.
Regeln
Die abweichende Postanschrift muss eine Anschrift des jeweiligen Arbeitgebers sein.
Es kann sich um die Anschrift von einem von mehreren Beschäftigungsbetrieben des Arbeitgebers handeln, oder auch
seine Privatanschrift. Die Angabe der Anschrift eines Dienstleisters (Steuerbüro, Rechenzentrum, Lohnbüro etc.) als
Postanschrift ist nicht zulässig.
Die abweichende Anschrift kann sowohl im Inland als auch im Ausland liegen.
Quelle: Auszug aus der Verfahrensanforderung DSBD V2.0
Die Ansprechpartner werden in verschiedenen Meldeverfahren benötigt und an die Empfänger übermittelt, damit diese im Fall von Rückfragen wissen, an wen sie sich wenden können.
Dialog zur Anlage der Ansprechpartner der Firma. “Lohn/Gehalt” ist eine Pflichtangabe.
Angaben zum Ansprechpartner
Auflistung der Angaben zum Ansprechpartner
Geschlecht
Auswahl des Geschlechts des Ansprechpartners (wird in den Meldungen gefordert)
Nachname
Angabe des Nachnamens des Ansprechpartners.
Vorname
Angabe des Vornamens des Ansprechpartners.
Vorsatzwort
Auswahl des Vorsatzwortes des Namens des Ansprechpartners.
Namenszusatz
Auswahl des Namenszusatzes des Namens des Ansprechpartners.
Titel
Auswahl des Titels des Ansprechpartners.
Telefon
Angabe der Festnetznummer des Ansprechpartners.
Mobil
Angabe der Mobilfunknummer des Ansprechpartners.
Fax
Angabe der Faxnummer des Ansprechpartners.
E-Mail
Angabe der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Straße
Angabe der Straße der Adresse des Ansprechpartners.
Land
Auswahl des Landes des Ansprechpartners.
Postleitzahl
Angabe der Postleitzahl der Adresse des Ansprechpartners.
Ort
Angabe des Orts der Adresse des Ansprechpartners.
Ansprechpartner Lohn & Gehalt
Angabe des Ansprechpartners für Fragen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und zur Beitragsabrechnung.
Dieser Ansprechpartner fungiert auch als Ansprechpartner für die Meldung zur Betriebsdatenpflege und stellt eine Pflichtangabe dar.
Ansprechpartner Personal
Angabe des Ansprechpartners für Fragen zum Personalwesen.
Inhaber
Angabe der Kontaktdaten des Inhabers.
Abrechnender Betrieb
Auf dieser Registerseite geben Sie Ihre persönlichen Daten ein, wenn Sie für eine andere Firma die Abrechnung durchführen.
Betriebsnummer des Abrechners
Als eigenständiges Unternehmen tragen Sie hier Ihre Betriebsnummer ein.
Name 1..3 des Abrechners
Als eigenständiges Unternehmen tragen Sie hier Ihren Namen ein.
Bitte beachten Sie, dass Sie dieselben Kritierien erfüllen müssen, wie bei der Eingabe der Firmenbezeichnung.
Für den Zahlungsverkehr benötigen Sie mindestens eine Bankverbindung für die Firma.
Wenn Sie mehrere Bankverbindungen haben, können Sie diese hier ebenfalls anlegen.
Eine Bankverbindung muss den Kontoinhaber und die IBAN beinhalten.
Bankverbindungen und ihre Funktion(en) innerhalb der Firma
Kontoinhaber
Der Name des bei der Bank für dieses Bankverbindung angegebenen Inhabers.
IBAN
Die Internationale Bankkontonummer1 (englisch International Bank Account Number, IBAN) ist eine internationale, standardisierte Notation für Kontonummern. Sie wird durch die ISO-Norm ISO 13616-1:2020 beschrieben.
BIC
Der BIC ist die internationale Bankleitzahl eines Zahlungsdienstleisters.
Obwohl die IBAN auch den Zahlungsdienstleister eindeutig bestimmt,
musste der BIC bei grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungen bis Februar 2016 zusätzlich zur IBAN angegeben werden;
im inländischen SEPA-Zahlungsverkehr wird er bereits seit Februar 2014 nicht mehr benötigt.
Die IBAN wird hier automatisch ermittelt und nur der Vollständigkeit halber angezeigt.
Auszahlung an Arbeitnehmer
Mit dieser Angabe bestimmen Sie, dass die Bankverbindung für die Auszahlung des Lohns/Entgelts verwendet wird.
Zahlung an Krankenkasse
Mit dieser Angabe bestimmen Sie, dass die Bankverbindung für die Zahlung der geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen verwendet wird.
Zahlung an Finanzamt
Mit dieser Angabe bestimmen Sie, dass die Bankverbindung für die Zahlungen an das Finanzamt verwendet wird (Steuern, Soli).
Zahlungen an Sonstige
Mit dieser Angabe bestimmen Sie, dass die Bankverbindung für alle anderen hier nicht benannten Zahlungen verwendet wird.
Erstattung von der Agentur für Arbeit
Diese Bankverbindung wird der Agentur für Arbeit zur Erstattung der Leistungen im Rahmen der Kurzarbeit mitgeteilt.
Als Betriebsstätten sind alle festen Geschäftseinrichtungen einer Firma zu verstehen.
Der Hauptsitz der Firma gehört per Definition zwar dazu, die Daten sind aber bereits in den Firmendaten hinterlegt,
wodurch sich eine eigenständige Betriebsstätte für den Hauptsitz erübrigt. Sie müssen diese also nicht explizit anlegen.
Sind bei einer Firma neben dem Hauptsitz weitere Geschäftseinrichtungen und dort tätigen Personen vorhanden, müssen diese als Betriebsstätten erfasst und den Mitarbeitern zugeordnet werden.
Zu einer Betriebsstätte gibt es eine Reihe von weiteren Angaben, die sich vom Hauptsitz unterscheiden können, aber nicht müssen. Ausnahme ist hier die Kurzbezeichnung.
Angaben zu Betriebsstätten einer Firma
Kurzbezeichnung
Angabe einer eindeutigen Bezeichnung der Betriebsstätte, z.B. Filiale Mitte, Lager 1, Produktion, …
Diese Angabe ist erforderlich, damit Sie wissen, mit welcher Betriebsstätte sie es zu tun haben.
Straße
Die Angabe der Straße der Betriebsstätte.
Land
Die Angabe des Landes der Betriebsstätte.
Postleitzahl
Die Angabe der Postleitzahl der Betriebsstätte.
Ort
Die Angabe des Orts der Betriebsstätte.
Bundesland
Die Angabe des Bundeslandes, in dem sich die Betriebsstätte befindet.
Rechtskreis
Die Angabe des Rechtskreis, in dem sich die Betriebsstätte befindet. Nur bei Berlin.
Stammnummer der Arbeitsagentur
Hier geben Sie die Stammnummer ein, die Ihnen die Agentur für Arbeit im Falle von KUG oder Saison-KUG zuweist.
Als führende Betriebsstätte festlegen
Auch Änderungen in den Betriebsstätten müssen dem Betriebnummernverzeichnis über die Betriebsdatenpflegemeldung mitgeteilt werden. Da dieses Verzeichnis die Daten aber nur über die Betriebsnummer zuordnet, muss das Programm wissen, welche Betriebsstätte es auf Änderungen überwachen muss,
wenn die Betriebsnummern der Betriebsstätten identisch sind.
Die sogenannte führende Betriebsstätte kennzeichnen Sie mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche.
Postfach
Hier können Sie eine postalische Adresse hinterlegen.
eigener Ansprechpartner
Hier können Sie einen Ansprechpartner für die Betriebsstätte hinterlegen.
Stilllegung/Aufgabe zum
Wenn eine Betriebsstätte eingestellt wird, dann ist es u.U. erforderlich, dies dem Betriebnummernverzeichnis über die Betriebsdatenpflegemeldung mitzuteilen. Des Weiteren muss in einigen Fällen eine unterjährige Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgen.
Alle dadurch notwendig gewordenen Meldungen erzeugt DATALINE Lohnabzug automatisch und stellt sie im Abschluss bereit.
AAG-Verrechnungsart
Bei der Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen des Ausgleichsverfahrens U1/U2 können Sie hier auswählen, ob Sie eine Gutschrift oder Überweisung wünschen.
Zuständiges Arbeitsamt
An dieser Stelle können Sie die Daten des zuständigen Arbeitsamts für die Betriebsstätte hinterlegen.
Diese Angaben werden bei der Erstellung eines KUG-Antrags benötigt.
Die Kurzbezeichnung wird in der Auswahl der Firma im Kontrollfeld oben links verwendet, weil der Name der Firma im Normalfall für das Anzeigefeld zu lang ist.
Der Name der Firma wird in allen Abrechnungen, Berichten und Meldungen verwendet und ist damit der Hauptbestandteil aller Ausgaben des Programms.
Der in den Stammdaten der Firma hinterlegte Firmenname wird insbesondere auch für die Meldung zur Betriebsdatenpflege benötigt.
Info
Der Name einer Firma wird nach vorgegebenen Kriterien auf seine Richtigkeit geprüft. Für diese Angabe haben Sie 3 Zeilen à 30 Zeichen Platz; dies hatte seinen Ursprung
in der DIN 5008 für die korrekte Gestaltung eines Anschriftenfeldes.
Leider ist dies für andere Zwecke nicht so praktisch, z.B. wenn der Firmenname sehr lang ist.
Bitte teilen Sie den Firmennamen sinnvoll auf, und trennen Sie insbesondere keine ganzen Wörter.
Nutzung des Namens mit Rechtsform
Der Name des Beschäftigungsbetriebs inklusive der Rechtsform dient der Identifizierung des einzelnen Beschäftigungsbetriebs eines Arbeitgebers durch die SV-Träger.
In Anschreiben wird der Name zur Adressierung verwendet. Damit der Name in das Adressfeld eines Briefes passt, wird er in drei Zeilen dargestellt.
Regeln zum Inhalt
Anzugeben ist der vollständige Name inklusive der Rechtsform, unter dem der Beschäftigungsbetrieb im Rechtsverkehr auftritt.
Bei im Handelsregister eingetragenen Unternehmen ist hier den handels- und gesellschaftsrechtlichen
Vorschriften entsprechend die Firma im Sinne des § 17 Handelsgesetzbuch (HGB) incl. des
Rechtsformzusatzes anzugeben. Ein eingetragenes Einzelunternehmen hat zum Firmenbegriff den
Zusatz „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“ bzw. „e. K.“, „e. Kfm“ oder „e. Kfr“ zu
erfassen.
Bei nicht im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen muss der Name des
Beschäftigungsbetriebs den Grundsätzen der Namensklarheit und -wahrheit genügen.
Er muss zur Kennzeichnung des Beschäftigungsbetriebs geeignet sein, ausreichende Unterscheidungskraft besitzen
und darf keine irreführenden Angaben enthalten.
Einschlägige Vorschriften (insb. Bürgerliches Gesetzbuch und Gewerbeordnung) sind zu beachten.
Es muss der Vor- und Nachname des Inhabers, Gesellschafters oder Partners angegeben werden.
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) muss im Rechtsverkehr mit einer
Unternehmensbezeichnung auftreten, welche mindestens aus den Nachnamen der Gesellschafter und
dem Rechtsformkürzel „GbR“ besteht.
Der im Vereinsregister eingetragene Name ist bei eingetragenen Vereinen mit dem Zusatz „e.V.“
anzugeben.
Der Name eines nicht eingetragenen Vereins muss den Grundsätzen der Namensklarheit und Namenswahrheit genügen.
Bei Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts ist der i.d.R. gesetzlich festgelegte
Name anzugeben.
DATALINE Lohnabzug weist Sie darauf hin, sollte der Firmenname nicht den Regeln entsprechen und verhindert bei einem größerem Verstoß das Speichern des Namens.
Quelle: Auszug aus der Verfahrensanforderung DSBD V2.0
Info
Der Grundsatz der sogenannten Namenswahrheit wird unter entsprechender Anwendung des
§ 18 Abs. 2 HGB aus dem dort gesetzlich verankerten allgemeinen Rechtsgrundsatz der Firmenwahrheit
abgeleitet (vgl. Oberlandesgericht Frankfurt, Beschluss vom 20.11.2000 - 20 W 192/2000 und
Bayrisches Oberstes Landesgericht, Beschluss vom 27.02.1992, BReg 3 Z205/91).
Betriebsinterne Begriffe oder Ziffern beispielsweise zur Unterscheidung einzelner Unternehmensteile,
Niederlassungen oder auch Mandanten dürfen nicht enthalten sein.
Wenn Sie Ihre bestehende Firma neu mit DATALINE Lohnabzug abrechnen, müssen Sie hier das Datum eintragen, ab dem der Wechsel erfolgen soll.
In diesem Beispiel wurde zum 01.08.2025 zu DATALINE Lohnabzug gewechselt.
In der Regel ist dies der erste Tag eines Monats.
Die bis zum Vortag aufgelaufenen Jahreswerte werden in den Vortragswerten hinterlegt, weil das Programm die (internen) Jahreswerte erst ab dem Systemwechsel aufbauen kann.
Die Betriebsnummer1 der Firma wird in allen Meldungen an die Sozialversicherung verwendet und ist ein Haupt-Ordnungsmerkmal.
Grundlegendes zur Betriebsnummer
Als Arbeitgeber erstatten Sie für Ihre sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, Minijobber und Auszubildenden Meldungen zur Sozialversicherung. Damit Sie an diesem Meldeverfahren teilnehmen können, benötigen Sie eine Betriebsnummer für jeden Ihrer Beschäftigungsbetriebe.
Auf diese Weise sind Sie als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar.
Das ist zum Beispiel wichtig, damit Ihre Beitragszahlungen Ihrem Konto zugeordnet werden können.
Die Betriebsnummer vergibt der Betriebsnummern-Service nach bestimmten Grundsätzen. Quelle: 2
Info
Die Betriebsnummer hat eine feste Länge von 8 Ziffern und wird bei der Eingabe auf ihre Richtigkeit geprüft.
Tragen Sie hier nur die Ihnen zugeteilte Betriebsnummer für die Firma ein.
Fremde Betriebsnummern (z.B. eine Krankenkassenbetriebsnummer) werden unweigerlich zu Fehlern beim Meldungsversand führen.
Wenn Sie für Ihre Firma noch keine Betriebsnummer beantragt haben, können Sie dies auf dieser Seite tun: Neue Betriebsnummer beantragen
Der Betriebsbeginn ist das Datum, an dem die Firma gegründet wurde.
Der Abrechnungsbeginn darf nicht vor diesem Datum liegen.
Wenn das Datum des Betriebsbeginns in der Vergangenheit liegt und bereits Abrechnungen in einem anderen Programm / per Hand / durch ein beauftragtes Fremdunternehmen erfolgt sind, dann tragen Sie bitte zusätzlich das Datum des Systemwechsels zu DATALINE Lohnabzug ein.
Tragen Sie nicht das Datum des Systemwechsels als Betriebsbeginn ein!
Info
Das Datum des Systemwechsels ist wichtig für die Abgrenzung der Melde- und Abrechnungszeiträume; zu diesem Datum können Vorträge hinterlegt werden, um eine korrekte Bestimmung der Jahresbemessungsgrenzen zu ermöglichen.
Die Berufsgenossenschaften1 sind – neben den Unfallkassen – die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung.
Sie versichern Berufstätige gegen die Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten und sind zuständig für die Verhütung von Unfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren.
DATALINE Lohnabzug erstellt nach der Eingabe der erforderlichen Daten eine Abfrage der Stammdaten im Rahmen des Meldeverfahrens UV.
Was ist zu tun?
Als Erstes wählen Sie das aktuelle Abrechnungsjahr aus.
Bei der Neuanlage einer Firma müssen Sie die für das Unternehmen zuständige Berufsgenossenschaft auswählen.
Info
Ist Ihnen unklar, welcher Unfallversicherungsträger für Sie zuständig ist, können Sie sich gerne telefonisch bei der kostenlosen Infoline der Gesetzlichen Unfallversicherung(0800-6050404) erkundigen.
Dort gibt man Ihnen gern Auskunft und verbindet Sie ggf. direkt weiter.
Weitere Angaben sind die Unternehmensnummer mit PIN, die hier eingetragen werden müssen.
Infos dazu finden Sie hier: Was ist die Unternehmensnummer?
De Steuernummer1 der Firma ist ein Haupt-Ordnungsmerkmal für eine Firma.
Sie wird im Rahmen des ELSTER-Verfahrens in allen Meldungen von und an die Oberfinanzdirektion verwendet.
Info
Die Länge und der Aufbau der Steuernummer variiert nach Bundesland. Bitte tragen Sie hier die Steuernummer nach Ihrem Landesschema ein, wie sie auf Ihrem letzten Steuerbescheid steht.
Warnung
Verwenden Sie keinesfalls die Steuernummern aus den Beispielen!
Die Unternehmensnummer1 der Firma ist ein Haupt-Ordnungsmerkmal für eine Firma.
Sie hat 2023 die bisherige Mitgliedsnummer bei der Unfallversicherung abgelöst.
Info
Die neue Unternehmensnummer besteht aus insgesamt 15 Ziffern.
Die ersten zwölf Zeichen werden auch als Unternehmernummer bezeichnet, da sie die Unternehmerin bzw. den Unternehmer kennzeichnen.
Die Ihnen zugeteilte Unternehmensnummer finden Sie auf dem Schreiben Ihrer zuständigen Unfallversicherung.
Die Umlage 1 (U1) ist ein Beitrag, den der Arbeitgeber in die Umlagekasse einzahlt, damit er im Falle einer Arbeitsverhinderung eines Arbeitnehmers in Folge von einer
Krankheit, eines Unfalls oder Beschäftigungsverbots nicht den vollen Entgeltfortzahlungsanspruch selber tragen muss.
Die Teilnahme am Umlageverfahren U1 ist davon abhängig, wie viele Arbeitnehmer die Firma regelmäßig beschäftigt.
Bei bis zu 30 Arbeitnehmern sind Arbeitgeber zur Teilnahme verpflichtet, darüber nehmen sie nicht (mehr) am Umlageverfahren U1 teil.
Bereits bei der Anlage einer Krankenkasse haben Sie die Auswahl des Beitrags- und Erstattungssatzes für die Umlage U1 treffen können. Die Beiträge werden automatisch für alle Arbeitnehmer ermittelt, die das Kennzeichen U1 gesetzt bekommen haben und auf der Beitragsabrechnung und dem -nachweis ausgewiesen.
Die Erstattungsansprüche werden über das AAG-Verfahren abgewickelt, welches ebenfalls vollautomatisch die Meldungen bereitstellt.
Für die Feststellung, welche Arbeitgeber für die Dauer eines Kalenderjahres am Umlageverfahren U1 teilnehmen, ist die Anzahl der Arbeitnehmer zu ermitteln,
die in dem der Feststellung vorangegangenem Kalenderjahr beschäftigt waren. Stichtag für die Beurteilung ist immer der 1. des Kalendermonats.
Grundsätzlich zählen alle Beschäftigten außer
Auszubildenden,
Personen, die ein in einer Ausbildungs-, Studien- oder in der Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum ausüben,
Volontären,
Teilnehmern an einem Freiwilligendienst nach dem Jugendfreiwilligendienstgesetz oder an einem Bundesfreiwilligendienst nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz,
schwerbehinderten Menschen im Sinne des SGB IX und ihnen gleichgestellte Personen,
Heimarbeitern,
Vorstandsvorsitzenden, Vorstandsmitgliedern sowie GmbH-Geschäftsführern (auch Gesellschafter-Geschäftsführer),
bei Insolvenz des Unternehmens von der Arbeit freigestellten Arbeitnehmer,
Beziehern von Vorruhestandsgeld,
Personen in Eltern- oder Pflegezeit bei vollständiger Freistellung.
Teilzeitkräfte werden dabei wie folgt berücksichtigt:
Arbeitszeit
Anrechnung mit Faktor
bis zu 10 Stunden
0,25
bis zu 20 Stunden
0,50
bis zu 30 Stunden
0,75
mehr als 30 Stunden
1,00
Info
Arbeitgeber, die vom gesetzlichen Ausgleichsverfahren nicht erfasst werden, haben keine Möglichkeit, dem U1-Verfahren freiwillig beizutreten.
Ausgeschlossene Unternehmen
Folgende Arbeitgeber sind vom Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) ausgeschlossen:
Die Umlage 2 (U2) ist ein Beitrag, den der Arbeitgeber in die Umlagekasse einzahlt, damit er im bei der Zahlung
von Zuschüssen zum Mutterschaftsgeld einen Erstattungsanspruch gegenüber der Umlagekasse hat, und die Kosten
nicht alleine tragen muss
Die Teilnahme am Umlageverfahren U2 ist für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Die Erstattungsansprüche werden über das AAG-Verfahren abgewickelt, welches ebenfalls vollautomatisch die Meldungen bereitstellt.
Fast alle Unternehmen sind verpflichtet, die Insolvenzgeldumlage abzuführen.
Davon ausgenommen sind Privathaushalte, Arbeitgeber der öffentlichen Hand und Insolvenzverwalter.
Die Insolvenzgeldumlage wird an die Krankenkasse abgeführt und von dieser an die Bundesagentur für Arbeit weitergeleitet.
Die Lohnarten sind elementarer Bestandteil der Lohnabrechnung.
Sie enthalten eine Vielzahl von Steuerungen, die dafür sorgen, dass die Bezüge richtig verrechnet werden,
insbesondere in der Steuer und in der Sozialversicherung.
Mit der Steuerung der Lohnarten haben Sie in DATALINE Lohnabzug nichts zu tun - wir liefern alle erforderlichen
Lohnarten standardmäßig mit!
Sie brauchen diese lediglich den Arbeitnehmern zuzuordnen und die erforderlichen Angaben zum Zeitraum, den Einheiten und dem Betrag zu machen.
Für die firmeninternen Angaben wie die Bezeichnung und die Kontonummern der Lohnarten haben wir für Sie Eingabemöglichkeiten geschaffen. Sie können Ihren eigenen Kontenplan
hinterlegen und auch Kürzungsregeln vereinbaren.
Lohnarten und Buchungsplan
Details
Auf dieser Registerseite im Programm sehen Sie die Steuerungen, die für die Lohnart systemseitig hinterlegt worden sind.
Diese Steuerungen lassen sich nicht ändern oder überschreiben.
Sie können für Ihren eigenen Lohnartenbestand aber auf alle frei zugänglichen Lohnartensteuerungen zurückgreifen und diese bei der Definition einer eigenen Lohnart als Basis verwenden.
Die eigene Lohnart weist also nach der Erstellung sämtliche Steuerungen der Basislohnart auf, trägt aber den von Ihnen vergebenen Namen.
Kürzung
In vielen Lohnabrechnungsprogrammen müssen Sie darauf achten, bei Abwesenheiten die Lohnarten (z.B. das Gehalt) zu kürzen.
Bei DATALINE Lohnabzug hinterlegen Sie praktischerweise für diese Fälle Kürzungsregeln, die automatisch berücksichtigt werden, wenn ein Arbeitnehmer nicht einen vollen Monat tätig ist.
Dieses Verfahren sorgt auch dafür, dass das ausgefallene Entgelt dem System bekannt ist, denn diese Daten sind wichtig für eine Reihe von Berechnungen und Entscheidungen.
Bitte nehmen Sie sich einmalig die Zeit, die entsprechenden Lohnarten mit Kürzungsregeln zu versehen, es zahlt sich für sie aus!
Firma/Mitarbeiter
Wählen Sie hier aus, ob eine Kürzungsregel für die gesamte Firma, oder für einen bestimmten Mitarbeiter gelten soll. Anschließend legen Sie mit der +-Schaltfläche einen neuen Eintrag an.
Gültigkeitszeitraum
In der Regel bleiben die Kürzungsregeln für die Zukunft unverändert.
Nichtsdestotrotz können Sie hier den Zeitraum angeben, für den die Einstellungen gültig sein sollen.
Lassen Sie praktischerweise das Endedatum offen, und wählen Sie als Beginn die erste Periode des Abrechnungsjahres.
Die Kürzungsregel ist dadurch so lange gültig, bis sie ein Endedatum erhält.
Berechnung bei Teilmonaten
Mit dieser Einstellung steuern Sie, ob die Lohnart bei Teilmonaten
gar nicht verändert wird,
einer Kürzung unterzogen wird,
generell hochgerechnet werden soll.
Keine Kürzung wird bei Lohnarten verwendet, die unabhängig von der Beschäftigungsdauer im Abrechnungsmonat gezahlt werden.
Eine Kürzung bietet sich bei Lohnarten an, die von ihrer Eigenart her für den ganzen Monat erfasst werden und bei Abwesenheiten gekürzt werden sollen.
Bestes Beispiel hierfür ist das Gehalt.
Eine Hochrechnung findet in der Regel bei Lohnarten Verwendung, die pro Stunde oder Tag gezahlt werden, also z. B. der Stundenlohn.
Berechnung bei Entgeltfortzahlung
Diese Option betrifft die Kürzung oder Hochrechnung im Falle einer Krankheit, eines Unfalls oder während eines Beschäftigungsverbots.
Wenn diese Option bei der Lohnart gesetzt ist, wird sie in diesen Fällen ebenfalls gekürzt und in eine Entgeltfortzahlung umngewandelt.
Berechnungseinstellungen
– noch keine Beschreibung vorhanden –
Veränderung des Feldes
Diese Auswahl legt fest, welches Feld der Lohnart gekürzt oder hochgerechnet werden soll. Bei reinen Betragslohnarten ohne eine Mengenangabe wählen Sie hier den Eintrag Betrag aus.
Bei einer mengenabhängigen Lohnart wie Stundenlohn wählen Sie den Eintrag Anzahl aus.
Berechnungsmethode
Hier stehen Ihnen diese Möglichkeiten zur Auswahl bereit:
1/30stel Methode
Ein voller Monat wird mit 30 Tagen bewertet. Es wird die Anzahl der Fehltage ermittelt und von 30 Tagen abgezogen. Mit diesem Wert wird die Berechnung ausgeführt.
Arbeitstage
Der Monat wird mit den in den Arbeitszeiten hinterlegten Arbeitstagen bewertet. Es wird die Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage ermittelt und von diesem Wert abgezogen.
Kalendertage
Der Monat wird mit den tatsächlichen Kalendertagen bewertet. Es wird die Anzahl der ausgefallenen Kalendertage ermittelt und von diesem Wert abgezogen.
Sollarbeitsstunden (variabel)
Der Monat wird mit den in den Arbeitszeiten hinterlegten Sollstunden bewertet. Es wird die Anzahl der ausgefallenen Sollstunden ermittelt und von diesem Wert abgezogen.
Sollarbeitsstunden (fest)
– noch keine Beschreibung vorhanden –
Berücksichtigung von Feiertagen
Feiertage werden wie Arbeitstage behandelt
Für einen Feiertag werden Tage oder Stunden entsprechend der Berechnungsmethode ermittelt. Dies ist bei allen Lohnarten der Fall, die grundsätzlich auch
Feiertage abdecken, wie z.B. Gehalt oder Urlaubsvergütung Angestellte.
keine Feiertage hochrechnen
Für einen Feiertag werden keine Tage oder Stunden ermittelt; es erfolgt keine Bezahlung. Dies ist i.d.R. für Stundenlohnarten interessant.
nur Feiertage hochrechnen
Nur für Feiertage werden Tage oder Stunden ermittelt. Dies bietet sich für die Lohnart “Feiertagslohn” an.
Buchungsplan
Im Buchungsplan können Sie die einsehen und einstellen, auf welche Konten unterschiedliche Lohnartenschlüssel gebucht werden.
Eine Zuweisung kann hierbei pro Tätigkeitsgruppe vorgenommen werden.
Für die von DATALINE Lohnabzug vordefinierten Lohnartenschlüssel sind automatisch die korrekten Buchungen für den ausgewählten Kontenrahmen hinterlegt.
Diese sind nicht änderbar.
Um einen vordefinierten Lohnartenschlüssel zu ändern, müssen Sie einen davon abgeleiteten Lohnartenschlüssel (mit eigener Nummer) erstellen.
In dem Dialog Buchungsplan sehen Sie alle Konten sowie nach Aufklappen die Lohnarten und Tätigkeitsgruppen, die dem entsprechenden Konto zugewiesen sind.
Um Buchungen zu ändern, klicken Sie auf Buchungs-Matrix.
Es öffnet sich ein Dialog mit allen benutzerdefinierten Lohnartenschlüsseln (zeilenweise) und den Tätigkeitsgruppen (spaltenweise).
Doppelklicken Sie auf eine Zelle können Sie die Kontonummer für die Soll- und Haben-Seite einstellen (üblicherweise werden Lohnarten nur auf eine Seite gebucht, das jeweils andere Feld bleibt dabei leer).
Klicken Sie zum Abschluss auf Änderungen speichern.
Die Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Buchungslisten aus.
In diesem Dialog finden Sie eine Übersicht über die Feiertage aller Bundesländer.
Im rechten Bereich des Dialoges können Sie die Ansicht nach Zeitraum und Bundesland filtern.
Übersicht über die allgemeinen Feiertage eines Zeitraumes
Auf der Registerseite Firma Feiertage haben Sie die Möglichkeit, optionale Feiertage für Ihre Firma oder Betriebsstätte als arbeitsfrei zu kennzeichnen.
Während Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag automatisch berechnet werden und auf der Lohnsteueranmeldung ausgegeben werden,
gibt es auch Steuern, die nicht im Rahmen der Lohnabrechnung ermittelt werden können.
Dies ist z.B. bei Betriebsfeiern der Fall, wenn ein Künstler auftritt, denn auch für diesen müssen Sie Steuern zahlen.
Die anfallenden Steuern erfassen Sie in diesem Dialog.
Sie werden dann auf der Lohnsteueranmeldung ausgedruckt und an das Finanzamt abgeführt.
