ELStAM

Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Das ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) wurde zum 1. Januar 2013 eingeführt und hat die papiergebundene Lohnsteuerkarte vollständig abgelöst. Durch die elektronische Bereitstellung der steuerlichen Daten entfallen Medienbrüche und manuelle Übertragungsfehler, was den Prozess deutlich effizienter und fehlerfreier macht.

Enthaltene Steuermerkmale

Die ELStAM-Datenbank der Finanzverwaltung stellt folgende Informationen elektronisch zur Verfügung:

• Steuerklasse (I bis VI)
• Kinderfreibeträge (Zähler: 0,5 bis n)
• Steuerfreibeträge (z.B. für Werbungskosten, Sonderausgaben)
• Hinzurechnungsbeträge (z.B. bei Mehrfachbeschäftigung)
• Kirchenzugehörigkeit (für die Kirchensteuer)
• Faktor (bei Steuerklassenkombination IV/IV mit Faktorverfahren)
• Weitere Merkmale wie etwa die Berücksichtigung von Freibeträgen

Das ELStAM-Verfahren im Detail

Anmeldung bei Neueintritt

Bei Einstellung eines neuen Mitarbeiters erfolgt die Anmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über eine elektronische Meldung:

Wichtige Hinweise zur Anmeldung:

• Die Anmeldung kann und darf erst ab dem Tag der tatsächlichen Arbeitsaufnahme erfolgen
• Eine Voranmeldung vor Beschäftigungsbeginn ist nicht zulässig
• Für die Anmeldung werden benötigt:
  • Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) des Arbeitnehmers
  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Wohnort des Arbeitnehmers (für die Kirchensteuerzugehörigkeit)
• Bei Hauptbeschäftigung wird automatisch die gespeicherte Steuerklasse abgerufen
• Bei Nebenbeschäftigungen wird automatisch die Steuerklasse VI zugewiesen

Datenabruf:

Die Steuermerkmale werden nach der Anmeldung in der Regel innerhalb weniger Stunden, meist noch am selben Tag, von der Finanzverwaltung bereitgestellt. Die ELStAM-Datenbank wird dabei automatisch über die Schnittstelle abgerufen.

Verarbeitung der Rückmeldung

Nach erfolgreichem Abruf der Daten erhalten Sie eine ELStAM-Rückmeldung mit den aktuellen Steuermerkmalen des Mitarbeiters.

Ihre Aufgaben:

• Prüfung der abgerufenen Steuermerkmale
• Übernahme der Daten in Ihr Lohnbuchhaltungssystem
• Bei Unstimmigkeiten: Klärung mit dem Mitarbeiter und ggf. Korrektur durch das Finanzamt

Regelmäßige Aktualisierung

Die Steuermerkmale werden nicht nur bei Eintritt abgerufen, sondern auch fortlaufend aktualisiert:

• Automatische Abrufe erfolgen in regelmäßigen Abständen (mindestens monatlich, empfohlen vor jeder Lohnabrechnung)
• Änderungsmeldungen werden vom Finanzamt aktiv übermittelt, wenn sich Steuermerkmale ändern (z.B. Heirat, Geburt eines Kindes, beantragte Freibeträge)
• Die Änderungen müssen zeitnah in die Lohnabrechnung übernommen werden

Abmeldung bei Austritt

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist eine Abmeldung über das ELStAM-Verfahren erforderlich:

Ablauf der Abmeldung:

• Die Abmeldung wird zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses erstellt
• Die Meldung steht im Abschluss zum Versand bereit
• Nach erfolgreicher Abmeldung werden die Steuermerkmale für dieses Dienstverhältnis gesperrt
• Dies ermöglicht dem Arbeitnehmer, die Steuerklasse beim nächsten Arbeitgeber wieder zu nutzen

Besondere Fallkonstellationen

Mehrfachbeschäftigungen

Bei Arbeitnehmern mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen gilt:

• Das erste/Hauptarbeitsverhältnis erhält die reguläre Steuerklasse (I bis V)
• Alle weiteren Arbeitsverhältnisse werden automatisch mit Steuerklasse VI (ungünstigste Steuerklasse) geführt
• Der Arbeitnehmer kann beim Finanzamt einen Antrag auf Steuerklassenwechsel oder Freibeträge stellen

Fehlerhafte oder fehlende Daten

Wenn keine oder fehlerhafte Steuermerkmale abgerufen werden können:

Mögliche Ursachen:

• Steueridentifikationsnummer oder Geburtsdatum fehlerhaft
• Arbeitnehmer ist noch nicht in der ELStAM-Datenbank erfasst (z.B. bei Personen aus dem Ausland)
• Technische Störungen bei der Datenübermittlung

Lösungsansätze:

• Daten mit dem Mitarbeiter verifizieren
• Bei erstmaliger Beschäftigung in Deutschland: Ersatzbescheinigung vom Finanzamt anfordern
• Übergangsweise kann die Lohnabrechnung nach Steuerklasse VI erfolgen
• Nachträgliche Korrektur über die Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers möglich

Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug

In Ausnahmefällen (z.B. bei technischen Problemen) kann das Finanzamt eine papiergebundene “Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug” ausstellen. Diese wird dann wie früher die Lohnsteuerkarte verwendet, bis die elektronische Übermittlung wieder funktioniert.

Vorteile des ELStAM-Verfahrens

• Aktualität: Änderungen der Steuermerkmale sind zeitnah verfügbar
• Fehlerreduktion: Keine manuellen Übertragungsfehler mehr
• Effizienz: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Aufwand
• Transparenz: Arbeitnehmer können ihre Daten im ELSTER-Portal einsehen und verwalten
• Nachhaltigkeit: Wegfall der Papier-Lohnsteuerkarte schont Ressourcen

Datenschutz und Sicherheit

Die Übertragung der ELStAM-Daten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung. Arbeitgeber dürfen nur die Daten ihrer eigenen Beschäftigten abrufen und sind zur vertraulichen Behandlung dieser steuerlichen Informationen verpflichtet.

Technische Umsetzung

Die Kommunikation zwischen Arbeitgeber-Software und der ELStAM-Datenbank erfolgt standardisiert über definierte Schnittstellen. Die notwendigen Abrufe und Aktualisierungen werden automatisiert durchgeführt.