euBP

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist ein modernes Verfahren zur Prüfung der ordnungsgemäßen Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen. Sie wurde von der Deutschen Rentenversicherung entwickelt, um Betriebsprüfungen effizienter und zeitgemäßer zu gestalten.

Zweck und Ziel

Im Rahmen einer euBP werden die prüfrelevanten Daten aus dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm sowie aus dem Buchhaltungssystem elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt.

Ziele des Verfahrens:

  • Effizienzsteigerung: Maschinelle Unterstützung der Betriebsprüfung durch automatisierte Datenauswertung
  • Aufwandsreduzierung: Verringerung des zeitlichen und organisatorischen Aufwands für alle Beteiligten
  • Verbesserter Datenabgleich: Schnellere und präzisere Prüfung durch strukturierte Datenbereitstellung
  • Weniger Vor-Ort-Termine: Reduzierung der Anwesenheitszeiten des Prüfers im Betrieb
  • Transparenz: Nachvollziehbare und standardisierte Prüfungsabläufe

Rechtliche Grundlagen

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung basiert auf folgenden gesetzlichen Grundlagen:

  • § 28p SGB IV - Regelungen zur Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger
  • § 28q SGB IV - Verfahren der Betriebsprüfung
  • Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) - technische Standards für die Datenübermittlung

Ablauf einer euBP

1. Ankündigung der Betriebsprüfung

Die Deutsche Rentenversicherung kündigt die Betriebsprüfung schriftlich an. In der Ankündigung wird mitgeteilt:

  • Der zu prüfende Zeitraum (in der Regel die letzten 4 Jahre, maximal 5 Jahre)
  • Der voraussichtliche Prüfungstermin
  • Die Anforderung zur Bereitstellung der Daten im euBP-Format
  • Kontaktdaten des zuständigen Prüfers

2. Vorbereitung der Daten

Der Arbeitgeber bereitet die angeforderten Daten vor und erstellt die euBP-Meldung über die Lohnabrechnungssoftware.

3. Datenübermittlung

Die Daten werden elektronisch über das Programm an die Rentenversicherung übermittelt.

4. Maschinelle Vorprüfung

Die Rentenversicherung führt eine automatisierte Vorauswertung der Daten durch und identifiziert mögliche Auffälligkeiten.

5. Prüfung vor Ort oder Remote

Je nach Ergebnis der Vorprüfung erfolgt entweder:

  • Eine verkürzte Prüfung vor Ort mit Fokus auf identifizierte Auffälligkeiten
  • Eine vollständige Remote-Prüfung ohne Anwesenheit im Betrieb
  • Eine klassische Betriebsprüfung bei komplexen Sachverhalten

6. Prüfungsergebnis

Das Ergebnis wird dem Arbeitgeber elektronisch zurückgemeldet.

Erstellung der euBP-Meldung im System

Start des Dialogs

Den Dialog zur Erstellung der euBP-Meldung finden Sie wie folgt:

  1. Klicken Sie oben links auf den Pfeil hinter dem Firmennamen im Firmenumschalter
  2. Wählen Sie unterhalb der Firmenauswahl den Menüpunkt Schnittstellen
  3. Es öffnet sich ein Dialog - wählen Sie hier Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
  4. Wählen Sie die Firma aus, für die die Meldung erstellt werden soll
  5. Geben Sie den Meldezeitraum ein, der vom Prüfer angefordert wurde
  6. Starten Sie den Export

Besonderheiten bei der Meldungserstellung

Umfang der Daten:

  • Der Zeitraum kann bis zu 5 Jahre umfassen
  • Es werden alle Korrekturabrechnungen einbezogen
  • Die Meldung enthält alle Beschäftigten des angegebenen Zeitraums, auch ausgeschiedene Mitarbeiter

Technische Hinweise:

  • Die Meldung wird erst beim Versand erstellt, nicht bereits bei der Vorbereitung
  • Aufgrund des großen Datenumfangs kann die Erstellung einige Zeit in Anspruch nehmen
  • Es wird kein Ausdruck der Meldedaten erstellt
  • Das System erstellt lediglich ein Protokoll über die exportierten Daten

Datenumfang:

Da DATALINE Lohnabzug eine reine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist, werden ausschließlich die Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung gestellt. Buchhaltungsdaten müssen gegebenenfalls separat über Ihre Finanzbuchhaltungssoftware exportiert werden.

Enthaltene Datensätze

Die euBP-Meldung umfasst folgende Informationen:

Stammdaten der Beschäftigten

  • Personalnummer
  • Versicherungsnummer
  • Persönliche Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift)
  • Staatsangehörigkeit

Beschäftigungsdaten

  • Beginn und Ende der Beschäftigung
  • Beschäftigungsart und Personengruppe
  • Beitragsgruppen (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung)
  • Tätigkeitsschlüssel
  • Arbeitszeitmodell (Vollzeit/Teilzeit)

Entgeltdaten

  • Bruttoentgelte (monatlich)
  • Beitragspflichtige Entgelte für alle Sozialversicherungszweige
  • Einmalige Zahlungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Prämien)
  • Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen

Beitragsdaten

  • Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil)
  • Umlagen (U1, U2, Insolvenzgeldumlage)
  • Beiträge zur Zusatzversorgung

Meldungen

  • Alle DEÜV-Meldungen des Prüfzeitraums
  • Korrekturen und Stornierungen
  • Jahresmeldungen

Fehlzeiten

  • Arbeitsunfähigkeitszeiten
  • Mutterschutzfristen
  • Elternzeiten
  • Unbezahlte Freistellungen

Häufige Prüfungsschwerpunkte

Bei der euBP werden typischerweise folgende Bereiche besonders geprüft:

Versicherungspflicht

  • Korrekte Zuordnung zu Personengruppen
  • Prüfung von geringfügigen Beschäftigungen (Minijobs)
  • Statusfeststellung bei freien Mitarbeitern
  • Werkstudenten und Praktikanten

Beitragspflicht

  • Vollständigkeit der beitragspflichtigen Entgeltbestandteile
  • Korrekte Behandlung von Sachbezügen
  • Einmalige Zahlungen und deren Verbeitragung
  • Betriebliche Altersversorgung
  • Firmenwagen und geldwerte Vorteile

Meldewesen

  • Pünktlichkeit und Vollständigkeit der DEÜV-Meldungen
  • Korrekte Meldung von Unterbrechungen
  • Jahres- und Abmeldungen
  • Besonderheiten wie Mehrfachbeschäftigungen

Beitragsnachweise

  • Übereinstimmung von Beitragsnachweisen und tatsächlich gezahlten Entgelten
  • Korrekte Berechnung der Beiträge
  • Fristgerechte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge

Rückmeldung des Prüfungsergebnisses

Nach Abschluss der Betriebsprüfung erhalten Sie das Ergebnis schriftlich.

Übermittlungsweg:

Das Ergebnis der Betriebsprüfung wird über die integrierte Schnittstelle elektronisch zurückgemeldet.

Mögliche Ergebnisse:

  1. Keine Beanstandungen: Die Prüfung war ohne Befund
  2. Geringfügige Abweichungen: Kleinere Korrekturen sind erforderlich
  3. Nachforderungen: Es wurden Beitragsnachzahlungen festgestellt
  4. Erstattungen: Zu viel gezahlte Beiträge werden erstattet

Nachforderungsbescheid:

Bei festgestellten Beitragsrückständen erhalten Sie einen Nachforderungsbescheid mit:

  • Detaillierter Aufstellung der Nachforderungen
  • Frist zur Zahlung oder Einlegung eines Widerspruchs
  • Berechnungsgrundlagen

Vorbereitung auf eine euBP

Empfohlene Maßnahmen

Vor der Prüfung:

  • Führen Sie regelmäßig interne Kontrollen der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch
  • Dokumentieren Sie Sonderfälle und besondere Sachverhalte
  • Prüfen Sie die Vollständigkeit der Meldungen im DEÜV-Verfahren
  • Stellen Sie sicher, dass alle Bescheinigungen und Nachweise vorliegen (z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Beschäftigungsverbote)
  • Kontrollieren Sie die korrekte Erfassung von Einmalzahlungen und Sachbezügen

Dokumentation:

Halten Sie folgende Unterlagen bereit:

  • Arbeitsverträge und Änderungsvereinbarungen
  • Nachweise über geringfügige Beschäftigungen
  • Betriebliche Regelungen (z.B. zu Zulagen, Prämien)
  • Statusfeststellungsbescheide der Clearingstelle
  • Bescheide über Befreiungen von der Sozialversicherungspflicht

Vorteile der euBP

Für Arbeitgeber:

  • Kürzere Prüfungszeiten vor Ort
  • Weniger Störung des Betriebsablaufs
  • Schnellere Abwicklung der Prüfung
  • Standardisierte und nachvollziehbare Verfahren
  • Möglichkeit der Remote-Prüfung ohne Vor-Ort-Termin

Für die Rentenversicherung:

  • Effizientere Datenauswertung
  • Bessere Vergleichsmöglichkeiten
  • Schnellere Identifikation von Auffälligkeiten
  • Ressourcenschonende Prüfungsabläufe

Häufig gestellte Fragen

Wie oft findet eine Betriebsprüfung statt?

Betriebsprüfungen finden in der Regel alle 4 Jahre statt. Bei Auffälligkeiten oder in bestimmten Branchen können die Intervalle kürzer sein.

Kann ich die euBP ablehnen?

Nein, die Teilnahme an der Betriebsprüfung ist gesetzlich verpflichtend. Die Rentenversicherung kann bei Verweigerung Zwangsmittel androhen.

Was passiert bei technischen Problemen?

Bei Problemen mit der Datenübermittlung kontaktieren Sie umgehend den zuständigen Prüfer. Gegebenenfalls kann auf eine klassische Betriebsprüfung ausgewichen werden.

Werden auch Daten aus der Finanzbuchhaltung benötigt?

Ja, neben den Lohndaten können auch Daten aus der Finanzbuchhaltung angefordert werden. Diese müssen Sie gegebenenfalls separat zur Verfügung stellen.

Weiterführende Informationen

Detaillierte Informationen zur euBP finden Sie auf der Website der Deutschen Rentenversicherung unter www.deutsche-rentenversicherung.de im Bereich “Arbeitgeber und Steuerberater”.