UV-Meldungen

Überblick - UV-Meldeverfahren

Das UV-Meldeverfahren (Unfallversicherungs-Meldeverfahren) dient der elektronischen Übermittlung von Lohndaten an die gesetzliche Unfallversicherung. Die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen nutzen diese Daten zur exakten Berechnung der Unfallversicherungsbeiträge und zur Verwaltung der versicherten Beschäftigten.

Zweck und Bedeutung

Die gesetzliche Unfallversicherung schützt Beschäftigte bei Arbeitsunfällen, Wegeunfällen und Berufskrankheiten. Die Beiträge werden ausschließlich vom Arbeitgeber getragen und richten sich nach:

  • Jahresarbeitsentgelt der Beschäftigten
  • Gefahrenklasse der ausgeübten Tätigkeit
  • Beitragsfuß der zuständigen Berufsgenossenschaft

Das UV-Meldeverfahren stellt sicher, dass die Berufsgenossenschaft alle erforderlichen Daten erhält, um die Beiträge korrekt zu berechnen und den Versicherungsschutz zu dokumentieren.

Rechtliche Grundlagen

  • SGB VII - Gesetzliche Unfallversicherung
  • DGUV Vorschrift 1 - Grundsätze der Prävention
  • Unfallversicherungs-Meldeverordnung (UVMV) - Regelungen zum elektronischen Meldeverfahren
  • § 165 SGB VII - Pflichten des Unternehmers
  • DEÜV - Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (soweit anwendbar)

Träger der gesetzlichen Unfallversicherung

Gewerbliche Berufsgenossenschaften:

  • BG BAU - Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft
  • BG ETEM - Energie, Textil, Elektro, Medienerzeugnisse
  • BG RCI - Rohstoffe und chemische Industrie
  • BGN - Nahrungsmittel und Gastgewerbe
  • BGW - Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege
  • BGHM - Holz und Metall
  • BGHW - Handel und Warenlogistik
  • BG Verkehr
  • VBG - Verwaltungs-Berufsgenossenschaft

Unfallkassen:

  • Für den öffentlichen Dienst (Länder und Kommunen)
  • Schüler- und Studenten-Unfallkassen

Voraussetzungen für das UV-Meldeverfahren

Bevor Sie mit dem UV-Meldeverfahren beginnen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Mitgliedsdaten der Berufsgenossenschaft hinterlegen

Sie müssen die Stammdaten Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft im System erfassen:

  • Auswahl der Berufsgenossenschaft
  • Eintragung der Unternehmensnummer
  • PIN für die Legitimierung eintragen

Mitgliedsdaten Berufsgenossenschaft eintragen

2. Gefahrentarifstellen zuweisen

Jeder Beschäftigte muss einer Gefahrentarifstelle zugeordnet werden. Diese richtet sich nach der ausgeübten Tätigkeit und bestimmt das Unfallrisiko.

Wichtige Hinweise:

  • Die Gefahrentarifstellen werden von der jeweiligen Berufsgenossenschaft festgelegt
  • Eine Tätigkeit kann mehreren Gefahrenklassen zugeordnet sein
  • Bei wechselnden Tätigkeiten ist die überwiegend ausgeübte Tätigkeit maßgeblich
  • Die Zuordnung muss jährlich überprüft werden

Gefahrentarifstelle auswählen

3. Technische Voraussetzungen

  • ITSG-Zertifikat
  • Aktuelle Softwareversion

Ablauf des UV-Meldeverfahrens

Schritt 1: Anmeldung und Abfrage der Stammdaten

Der Prozess beginnt mit der Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft und der gleichzeitigen Abfrage der UV-Stammdaten.

Vorgehensweise:

  1. Erfassen Sie die Mitgliedsdaten Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft im System
  2. Das System erstellt automatisch eine Meldung Abfrage Stammdaten UV (DSAS)
  3. Diese Meldung finden Sie in Ihrem Abschluss
  4. Versenden Sie die Meldung an die Berufsgenossenschaft

Zeitpunkt:

  • Bei Neugründung eines Unternehmens
  • Bei Wechsel der zuständigen Berufsgenossenschaft
  • Zu Beginn eines neuen Veranlagungsjahres
  • Bei grundlegenden Änderungen im Unternehmen

Inhalt der DSAS-Meldung:

  • Unternehmensdaten (Name, Anschrift, Mitgliedsnummer)
  • Anforderung der gültigen Gefahrentarifstellen
  • Anforderung weiterer stammdatenbezogener Informationen
  • Zeitraum, für den die Daten benötigt werden

Schritt 2: Verarbeitung der Rückmeldung (UV-Stammdaten)

Nach dem Versand der Abfrage erhalten Sie von der Berufsgenossenschaft eine Rückmeldung der UV-Stammdaten (DSSD).

Verarbeitung der DSSD-Rückmeldung:

  1. Die Rückmeldung wird elektronisch empfangen
  2. Lassen Sie die Rückmeldung automatisch verarbeiten
  3. Das System übernimmt die Daten in die Firmenstammdaten

Enthaltene Informationen:

  • Gültige Gefahrentarifstellen für Ihr Unternehmen
  • Gefahrenklassen mit den entsprechenden Kennziffern
  • Beitragsfuß der Berufsgenossenschaft
  • Veranlagungszeitraum
  • Mindestbeitrag (falls zutreffend)

Wichtige Aufgabe nach Erhalt der DSSD:

Weisen Sie allen Mitarbeitern die korrekte Gefahrentarifstelle für das jeweilige Abrechnungsjahr zu. Diese Zuordnung ist entscheidend für die korrekte Beitragsberechnung.

Hinweise zur Gefahrentarifstellenzuordnung:

  • Prüfen Sie die Tätigkeitsbeschreibungen in den Arbeitsverträgen
  • Bei Unsicherheiten kontaktieren Sie die Berufsgenossenschaft
  • Dokumentieren Sie die Zuordnungsentscheidungen
  • Berücksichtigen Sie Tätigkeitswechsel während des Jahres
  • Bei mehreren Tätigkeiten: Zuordnung nach überwiegender Tätigkeit

Schritt 3: UV-Jahreslohnnachweis erstellen

Nach dem Monatswechsel in den Januar des Folgejahres erstellt das Programm automatisch den UV-Jahreslohnnachweis (DSLN) für das abgelaufene Kalenderjahr.

Automatische Erstellung:

Das System generiert die Meldung ohne Ihr Zutun, sobald:

  • Der Januar des Folgejahres erreicht ist
  • Die Dezember-Abrechnung des Vorjahres abgeschlossen wurde
  • Alle Mitarbeiter einer Gefahrentarifstelle zugeordnet sind

Inhalt des UV-Jahreslohnnachweises:

  • Personenbezogene Daten:

    • Versichertennummer (soweit vorhanden)
    • Name, Vorname, Geburtsdatum
    • Anschrift
    • Beschäftigungszeitraum im Meldejahr

  • Entgeltdaten:

    • Jahresarbeitsentgelt (brutto)
    • Zugeordnete Gefahrentarifstelle
    • Arbeitsstunden

Versand der Meldung:

  1. Prüfen Sie die Meldung im Abschluss auf Vollständigkeit
  2. Kontrollieren Sie stichprobenartig die Gefahrentarifstellenzuordnung
  3. Versenden Sie die Meldung an die Berufsgenossenschaft

Fristen:

  • Der Jahreslohnnachweis muss bis zum 16. Februar des Folgejahres bei der Berufsgenossenschaft eingehen
  • Bei verspäteter Abgabe können Verspätungszuschläge erhoben werden

Besondere Personengruppen

Auszubildende

  • Sind grundsätzlich versichert
  • Ausbildungsvergütung ist beitragspflichtiges Entgelt
  • Zuordnung zur Gefahrentarifstelle nach der erlernten Tätigkeit

Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)

  • Sind ebenfalls unfallversichert
  • Das Arbeitsentgelt ist vollständig beitragspflichtig
  • Keine Besonderheiten bei der Meldung

Geschäftsführer und Gesellschafter

  • Angestellte Geschäftsführer: Grundsätzlich versichert
  • Gesellschafter-Geschäftsführer: Nur versichert, wenn sie wie Arbeitnehmer tätig sind (Einzelfallprüfung)
  • Freiwillige Versicherung: Möglich für Unternehmer und mitarbeitende Familienangehörige

Praktikanten

  • Pflichtpraktika: Versichert, auch ohne Entgelt
  • Freiwillige Praktika: Versichert bei Entgeltzahlung
  • Bei unentgeltlichen Praktika: Fiktives Entgelt melden

Leiharbeitnehmer

  • Werden vom Entleiher (Einsatzbetrieb) dem UV-Träger gemeldet
  • Gefahrentarifstelle richtet sich nach der Tätigkeit beim Entleiher
  • Entgelt wird vom Verleiher (Zeitarbeitsfirma) berücksichtigt

Beitragsberechnung durch die Berufsgenossenschaft

Nach Erhalt des UV-Jahreslohnnachweises berechnet die Berufsgenossenschaft die Beiträge:

Beitragsbescheid:

Die Berufsgenossenschaft erstellt einen Beitragsbescheid mit:

  • Berechnung der Jahresbeiträge
  • Verrechnung gezahlter Vorschüsse
  • Nach- oder Erstattungsbetrag
  • Fälligkeit der Zahlung

Vorschusszahlungen und Veranlagung

Beitragsvorschüsse

Während des laufenden Jahres zahlt der Arbeitgeber monatliche oder vierteljährliche Vorschüsse:

  • Berechnung auf Basis des Vorjahres oder einer Schätzung
  • Anpassung bei wesentlichen Änderungen möglich
  • Fälligkeit in der Regel am 15. des Monats

Veranlagung (Jahresabrechnung)

Nach Übermittlung des Jahreslohnnachweises erfolgt die Veranlagung:

  1. Beitragsberechnung anhand der tatsächlichen Lohnsummen
  2. Vergleich mit den gezahlten Vorschüssen
  3. Nachzahlung bei zu geringen Vorschüssen
  4. Erstattung bei zu hohen Vorschüssen
  5. Festsetzung neuer Vorschüsse für das laufende Jahr

Korrektur- und Stornomeldungen

Korrekturen des Jahreslohnnachweises

Falls Fehler im UV-Jahreslohnnachweis festgestellt werden:

Gründe für Korrekturen:

  • Fehlerhafte Gefahrentarifstellenzuordnung
  • Vergessene Mitarbeiter
  • Falsche Entgeltangaben
  • Nachträglich bekannt gewordene Sachverhalte

Vorgehensweise:

  1. Korrektur im System vornehmen
  2. Neue DSLN-Meldung wird automatisch erstellt (als Korrekturmeldung gekennzeichnet)
  3. Versenden an die Berufsgenossenschaft
  4. Die BG erstellt einen korrigierten Beitragsbescheid

Frist: Korrekturen können bis zu 4 Jahre rückwirkend erfolgen (Verjährungsfrist).

Stornierungen

Bei irrtümlich versendeten Meldungen:

  • Kontaktieren Sie die Berufsgenossenschaft
  • Storno-Meldung erstellen
  • Korrekte Meldung nachsenden

Wechsel der Tätigkeit

Bei wesentlicher Änderung der Tätigkeit während des Jahres:

  • Neue Gefahrentarifstelle zuordnen
  • Anteilige Zuordnung der Entgelte
  • Dokumentation der Tätigkeitswechsel

Häufige Fehler und deren Vermeidung

Fehlerquelle 1: Falsche Gefahrentarifstelle

Problem: Mitarbeiter wird einer unzutreffenden Gefahrenklasse zugeordnet

Lösung:

  • Tätigkeitsbeschreibung genau prüfen
  • Gefahrtarifverzeichnis der BG konsultieren
  • Bei Unsicherheit: BG kontaktieren
  • Jährliche Überprüfung durchführen

Fehlerquelle 2: Unvollständige Entgeltangaben

Problem: Nicht alle beitragspflichtigen Entgeltbestandteile werden berücksichtigt

Lösung:

  • Einmalige Zahlungen erfassen
  • Sachbezüge bewerten und melden
  • Vermögenswirksame Leistungen berücksichtigen
  • Sonderzahlungen nicht vergessen

Fehlerquelle 3: Vergessene Mitarbeiter

Problem: Ausgeschiedene oder kurzfristig Beschäftigte werden nicht gemeldet

Lösung:

  • Alle im Kalenderjahr Beschäftigten prüfen
  • Auch unterjährig ein- und ausgetretene Mitarbeiter erfassen
  • Systematische Kontrolle anhand der Personallisten

Fehlerquelle 4: Verspätete Meldung

Problem: Frist zum 16. Februar wird versäumt

Lösung:

  • Fristen im Kalender vormerken
  • Rechtzeitig mit der Vorbereitung beginnen
  • Bei Problemen frühzeitig Kontakt zur BG aufnehmen
  • Fristverlängerung beantragen, falls erforderlich

Fehlerquelle 5: Arbeitsstunden stimmen nicht

Problem: Fehlerhafte Steuerung / Nichterfassung

Lösung:

  • Prüfung der Auswahl für die UV-Arbeitsstunden im Personalstamm
  • Prüfung der Sollarbeitszeiten in Zeiten
  • bei Auswahl Iststunden: wurden alle Iststunden erfasst?
  • bei Auswahl Sollstunden: wurden die Sollarbeitszeiten richtig eingetragen?
  • bei Auswahl Vollarbeiterrichtwert: wurde der Faktor in den Zeiten richtig eingetragen?

Integration in die Lohnabrechnung

Automatisierte Prozesse

Moderne Lohnabrechnungsprogramme automatisieren das UV-Meldeverfahren weitgehend:

Automatische Funktionen:

  • Erfassung der UV-pflichtigen Entgelte während der laufenden Abrechnung
  • Zuordnung zur Gefahrentarifstelle in den Mitarbeiterstammdaten
  • Automatische Erstellung des Jahreslohnnachweises im Januar
  • Elektronischer Versand über Olümp
  • Protokollierung aller Vorgänge

Manuelle Tätigkeiten:

  • Zuordnung der Gefahrentarifstelle zu jedem Mitarbeiter
  • Prüfung und Freigabe des Jahreslohnnachweises
  • Kontrolle auf Vollständigkeit und Plausibilität

Vorteile des elektronischen UV-Meldeverfahrens

Für Arbeitgeber:

  • Zeitersparnis: Automatisierte Datenerfassung
  • Fehlerreduktion: Weniger manuelle Übertragungen
  • Transparenz: Nachvollziehbare Beitragsberechnung
  • Effizienz: Schnellere Bearbeitung durch die BG

Für Berufsgenossenschaften:

  • Datenqualität: Strukturierte und validierte Daten
  • Schnelligkeit: Zeitnahe Beitragsveranlagung
  • Standardisierung: Einheitliches Verfahren
  • Auswertbarkeit: Bessere statistische Auswertungen

Häufig gestellte Fragen

Wann muss ich die DSAS-Meldung versenden?

Bei Betriebsneugründung, zu Beginn eines neuen Veranlagungsjahres oder bei Wechsel der zuständigen BG.

Was passiert, wenn ich keine Gefahrentarifstelle zuordne?

Die Meldung kann nicht erstellt werden. Sie müssen jedem Mitarbeiter eine Gefahrentarifstelle zuweisen.

Muss ich für jeden Mitarbeiter einzeln melden?

Nein, der UV-Jahreslohnnachweis enthält alle Mitarbeiter gebündelt in einer Meldung.

Was ist mit Mitarbeitern, die nur 1 Tag beschäftigt waren?

Auch diese müssen gemeldet werden, wenn sie im Kalenderjahr beschäftigt waren.

Kann ich die Gefahrentarifstelle nachträglich ändern?

Ja, durch eine Korrekturmeldung. Die BG erstellt dann einen geänderten Beitragsbescheid.

Welches Entgelt ist für die UV-Beiträge maßgeblich?

Das Bruttoarbeitsentgelt, jedoch mit bestimmten Höchstgrenzen (Jahresarbeitsverdienst-Grenze der BG).

Was ist der Unterschied zwischen DSAS, DSSD und DSLN?

  • DSAS: Abfrage der Stammdaten (Sie an BG)
  • DSSD: Stammdaten-Rückmeldung (BG an Sie)
  • DSLN: Jahreslohnnachweis (Sie an BG)

Weiterführende Informationen

Detaillierte Informationen zum UV-Meldeverfahren finden Sie bei:

  • DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung): www.dguv.de
  • Ihre zuständige Berufsgenossenschaft: Kontaktdaten in Ihrer Mitgliedschaftsbestätigung
  • Gefahrtarife und Zuordnungshilfen: Auf der Website Ihrer BG