Beitragsnachweise
Die Beitragsnachweise sind die monatlichen Abrechnungen mit den Krankenkassen. Da sie für den Beitragseinzug durch die Krankenkassen unerlässlich sind, müssen sie spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats bei der jeweiligen Krankenkasse vorliegen. DATALINE Lohnabzug erinnert Sie in der Ansicht ‣ Start ‣ Zu erledigen an die Abgabefrist der Beitragsnachweise.
Beitragsnachweise werden von DATALINE Lohnabzug automatisch erzeugt und befinden sich als Dokumente im Abschluss.
Wenn Sie Banküberweisungen an die Krankenkassen eingerichtet haben, erscheinen die zu zahlenden Beträge der Beitragsnachweise auf der Zahlungsliste.
Inhalte der Beitragsnachweise
Sie erhalten pro Krankenkasse, an die Sie Beiträge zu zahlen haben, einen Beitragsnachweis.
Da zum Zeitpunkt des Versands der Beitragsnachweise möglicherweise noch nicht alle Abrechnungsdaten vorliegen, werden die Beiträge aus den vorliegenden Abrechnungen ermittelt. Wenn Sie die Beitragsabrechnungen und die Beitragsnachweise kontrolliert haben, können Sie diese im Abschluss versenden. Mit dem Versand werden die Schätzbeitragsnachweise festgeschrieben.
Erst beim Monatswechsel werden die tatsächlichen Beiträge ermittelt und in den endgültigen Beitragsnachweisen festgeschrieben. Die Differenzen, die möglicherweise zwischen Schätzbeitragsnachweis und dem endgültigen Beitragsnachweis entstehen, werden erst mit dem nächsten Schätzbeitragsnachweis in der folgenden Abrechnungsperiode verrechnet.
Aufbau des Berichts
Im Bericht werden die für die jeweilige Krankenkasse angefallenen Beiträge pro Beitragsgruppe aufgeschlüsselt. Die Gesamtsumme ist der von Ihnen zu zahlende Betrag (bzw. die erhaltene Gutschrift) an die spezifische Krankenkasse.
Beispielhafter monatlicher Beitragsnachweis einer Musterfirma
Die im Beitragsnachweis gesammelten Beiträge sind zwecks Nachvollziehbarkeit zusätzlich in der Beitragsabrechnungsliste, die Sie ebenfalls im Abschluss finden, pro Angestellten detailliert nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Anteilen aufgeschlüsselt.
Beitragsabrechnungsliste zum obigen Beitragsnachweis
Gruppierung der Beitragsnachweise
Bei mehreren Unterfirmen oder wenn Sie Angestellte Betriebsstätten zugewiesen haben, werden die Beitragsnachweise nach einer von Ihnen getroffenen Variante gruppiert (also deren Beträge für dieselbe Krankenkasse zusammengefasst und als einzelner Beitragsnachweis dargestellt).
Dies ist eine Einstellung die Sie im Bedarfsfall einmalig pro Firma setzen unter ‣ Firmendaten ‣ Grunddaten ‣ Betriebliche Grunddaten im Feld Gruppierung Beitragsnachweise. Die Einstellung gilt für alle Krankenkassen und ab der aktuellen Abrechnungsperiode, es sei denn es wurden schon Beitragsnachweise versandt, in welchem Fall die Einstellung erst ab der folgenden Abrechnungsperiode gilt. Die Standardeinstellung “Betriebsnummer” sollte in Normalfällen ausreichend sein.
Nachträgliche Änderungen dieser Einstellung führen unweigerlich zu Rückfragen seitens der Krankenkassen. Nach dem Versand eines Beitragsnachweises kann die Änderung nicht mehr rückgängig gemacht werden. Sie müssen das Einstellungsfeld deshalb erst durch Klick auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld und der Eingabe eines Bestätigungstextes freigeben.
Die Einstellungen zur Gruppierung haben folgende Auswirkungen:
- Gruppierung nach Betriebsnummer: Es wird pro Betriebsnummer ein Beitragsnachweis erzeugt (empfohlen). Beiträge für Betriebsstätten mit identischer Betriebsnummer werden zusammengefasst.
- Gruppierung nach Haupt-Betriebsnummer: Es wird pro Firma ein Beitragsnachweis erzeugt. Beiträge für Betriebsstätten werden mit denen der Hauptfirma zusammengefasst.
- Gruppierung nach Betriebsstätte: Es wird pro Betriebsstätte ein Beitragsnachweis erzeugt (es findet also effektiv keine Gruppierung statt).