Bedienkonzept

An dieser Stelle möchten wir Ihnen das grundlegende Bedienkonzept von DATALINE Lohnabzug vorstellen.

Alle Lohn-Änderungen gehen vom Stamm aus.

In DATALINE Lohnabzug bearbeiten Sie Lohnabrechnungen, Ausdrucke und Meldungen nie direkt – stattdessen erledigen Sie nötige Änderungen im Firmen- bzw. Personalstamm (also hauptsächlich in den Menügruppen ‣ Firmendaten und ‣ Personaldaten) und die Änderungen fließen automatisch in die entsprechenden Ergebnisse mit ein.

Direkt nach einer Änderung werden im Hintergrund automatisch die entsprechenden Abrechnungen und Meldungen korrigiert und Sie sehen das Ergebnis ohne Verzögerung.

Die Vorteile des Systems liegen auf der Hand:

• Die Lohnabrechnung ist immer konsistent mit den Stammdaten und damit komplett nachvollziehbar.
• Aktuelle, rückwirkende und zukünftige Änderungen werden an derselben Stelle gemacht, was die Bedienung des Programms stark vereinfacht.
• Wenn es Zeit ist für die Abrechnung sind bereits alle Arbeiten erledigt, da Sie die Stammdaten fortlaufend pflegen.
• Wenn sich im Vergleich zum Vormonat keine Änderungen ergeben haben liegt der Aufwand für Sie praktisch bei Null.

Änderungen der Arbeitnehmer-Stammdaten erfolgen zu einem Stichtag.

Wenn Sie Änderungen am Personalstamm vornehmen, entscheiden Sie auch immer ab welchem Zeitpunkt diese gültig werden. Durch diese Angabe weiß DATALINE Lohnabzug ob eine Änderung rückwirkend oder zukünftig gilt und in welcher Form unter Umständen Aufrollungen durchgeführt werden müssen.

Den Änderungszeitpunkt geben Sie über den Monatsumschalter an: Dies ist eine standardmäßig grüne Fläche oben rechts, in der Sie den aktuellen Monat der Ansicht auf einen beliebigen Monat einstellen können (standardmäßig ist immer der aktuelle Abrechnungsmonat ausgewählt). Die Daten in der Dateneingabe sind jene, die zu dem im Monatsumschalter eingestellten Monat gültig sind (bzw. sein werden oder waren).

• Monatsumschalter im Abrechnungsmonat:
• Monatsumschalter in vergangenem Monat:
• Monatsumschalter in zukünftigem Monat:

Über den Monatsumschalter können Sie also bequem durch die Historie der Stammdaten eines Arbeitnehmers schalten.

Wenn Sie Daten in der Eingabe ändern, gelten diese Änderungen ab dem im Monatsumschalter eingestellten Monat – granular pro Eingabefeld. Vor dem Speichern einer rückwirkenden Änderung werden Sie nochmals darauf aufmerksam gemacht, dass dies Korrekturabrechnungen zur Folge haben kann. Bereits beim Speichern der Änderungen werden bei rückwirkenden Änderungen entsprechende, zeitlich genau auf die jeweilige Änderung abgestimmte Aufrollungen im Hintergrund durchgeführt.

Dies gilt auch für Einkünfte: Eine neue oder geänderte Einkunft gilt immer ab dem im Monatsumschalter eingestellten Monat. Wenn Sie eine Einkunft löschen, gilt diese Löschung ebenfalls ab dem eingestellten Monat. Vor dem Speichern von Einkünften erhalten Sie eine Übersicht über alle Änderungen, in der Sie einzelne Zeiträume ändern oder Änderungen granular rückgängig machen können, wenn nötig.

Dielog zur Festlegung des Gültigkeitszeitraumes für Änderungen an Lohnarten

In diesem Beispiel wurde, an den Grafiken links erkennbar, in Monat Juni die Einkunft “Gehalt” geändert (Erhöhung des Betrags), eine neue Einkunft “Fahrtkostenzuschuss” angelegt und die Einkunft “Jobticket” gelöscht. Der Vormonat Mai bleibt unberührt, d.h. dort wird das alte Gehalt verwendet und das Jobticket bleibt bestehen.

Alle Dokumente fließen im Abschluss zusammen.

Eine Lohnabrechnung erzeugt eine Vielzahl von Dokumenten, einige davon Ausdrucke, andere elektronisch versendbar. Statt dass Sie im Programm nach diesen Dokumenten suchen müssen, sammelt DATALINE Lohnabzug diese an einer zentralen Stelle, dem Abschluss.

Das generelle Vorgehen ist also die Anpassung der Stammdaten, dann die Erstellung der Abrechnungen und abschließend das Öffnen des Abschlusses zur Kontrolle und Weiterverarbeitung der Dokumente, die automatisch erstellt wurden.

Weitere Informationen zum Abschluss finden Sie im Kapitel Abschluss.

Wichtige Informationen im Programm werden in den “Benachrichtigungen” gesammelt.

Sie kennen sicher die Dialogfenster, die Sie bei Ihrer Arbeit unterbrechen und nach Klick auf OK zusammen mit ihren potentiell wichtigen Informationen unwiederbringlich verschwinden. Stattdessen sammelt DATALINE Lohnabzug solche Informationen in den Benachrichtigungen, einer Liste von Einträgen die Sie zu einem von Ihnen bestimmbaren Zeitpunkt einsehen können und die erst verschwinden, wenn Sie diese explizit als “gelesen” markieren.

Die Benachrichtigungen sind an jeder Stelle des Programmes einsehbar, indem Sie am oberen rechten Fensterrand auf die Glocke klicken. Die Zahl neben der Glocke gibt die Anzahl der ungelesenen Benachrichtigungen an. Die Benachrichtigungen erscheinen auch auf der Startseite.

Jede Benachrichtigung bietet Ihnen, je nach Inhalt, die Möglichkeit schnell an relevante Stellen des Programms zu springen. Wenn Sie mit der Maus auf einen Eintrag zeigen, erscheint die Schaltfläche Gelesen mit der Sie diesen aus der Liste entfernen.

Es ist wichtig, dass Sie die Benachrichtigungen regelmäßig prüfen und als gelesen markieren. Ungelesene Benachrichtigungen können den Monatswechsel verhindern.

Beispiele für Benachrichtigungen

In diesem Beispiel werden Sie an ausstehende Aufgaben erinnert und darauf hingewiesen, dass durch eine rückwirkende Änderung eine Abrechnungskorrektur erstellt wurde.

Sie werden an noch zu erledigende Aufgaben erinnert.

Während Benachrichtigungen informativer Natur sind und Sie auch auf Probleme hinweisen können, gibt es auch Aufgaben, die regelmäßig in einem Lohnprogramm zu erledigen sind. Diese Aufgaben haben üblicherweise eine Frist, bis zu der sie erledigt werden müssen, sei es um zukünftige Monate sicher abrechnen zu können oder um von den Sozialversicherungsträgern definierte Abgabefristen einzuhalten.

DATALINE Lohnabzug behält den Überblick über solche Aufgaben und präsentiert diese Ihnen in einer eigenen Übersicht, zu erreichen unter ‣ Start ‣ Zu erledigen. Die zu erledigenden Aufgaben erscheinen auch auf der Startseite.

Beispiele für anstehende und unerledigte Aufgaben

In diesem Beispiel werden Sie an Abgabefristen für Meldungen erinnert, zusätzlich müssen Sie bis zum nächsten Jahreswechsel Gefahrenklassen und Mitgliedsdaten der Berufsgenossenschaft nachtragen.