Schätzung und Iststunden bei Stundenlöhnern
Überblick
Bei Mitarbeitern mit Stundenlohn liegen die genauen Arbeitsstunden am Monatsende oft noch nicht vollständig vor. DATALINE Lohnabzug ermöglicht es, die Abrechnung dennoch fristgerecht zu erstellen – auf Basis der Sollstunden aus den Stammdaten.
Sobald die tatsächlichen Arbeitsstunden (Iststunden) vorliegen, werden sie über die Schnellerfassung oder die Zeiterfassung eingetragen. Das Programm berechnet die Abrechnung daraufhin automatisch neu und erzeugt bei Bedarf eine Korrektur.
Die vorläufige Abrechnung auf Basis der Sollstunden dient auch als Grundlage für die Schätzung der Beitragsnachweise. Sie wird durch die endgültige Abrechnung mit Iststunden ersetzt, sobald diese vorliegen.
Einrichtung in den Stammdaten
Damit das Programm die Sollstunden als Berechnungsgrundlage heranziehen kann, müssen die Iststunden-Lohnarten in den Stammdaten ohne eingetragene Stunden hinterlegt sein.
Aufruf: Personaldaten > Lohnarten
Wichtig: Bei Iststunden-Lohnarten darf in den Stammdaten kein Stundenwert eingetragen sein. Nur so kann DATALINE Lohnabzug nach dem Monatswechsel automatisch die Sollstunden als Basis verwenden.
Die Sollstunden selbst werden unter Personaldaten > Zeiten hinterlegt und gelten als Planwert für die Abrechnung, solange keine Iststunden erfasst sind.
Schritt 1: Abrechnen nach Monatswechsel
Nach dem Monatswechsel erstellt DATALINE Lohnabzug die Abrechnung automatisch auf Basis der hinterlegten Sollstunden. Diese vorläufige Abrechnung:
- wird für die Berechnung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge verwendet,
- dient als Grundlage für die Schätzung der Beitragsnachweise,
- gilt solange, bis die tatsächlichen Iststunden erfasst werden.
Um die Abrechnung freizugeben, klicken Sie auf Abrechnen.
Hinweis: Die Freigabe kann jederzeit über Abrechnung löschen wieder zurückgenommen werden, sofern noch keine endgültige Abrechnung vorliegt.
Schritt 2: Iststunden erfassen
Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden werden nicht in den Stammdaten eingetragen, sondern ausschließlich über die Erfassungsmasken für die jeweilige Periode. So bleiben die Stammdaten unverändert und gelten weiterhin als Sollwert für künftige Monate.
Über die Schnellerfassung
Die Schnellerfassung eignet sich besonders, wenn Stunden für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eingetragen werden sollen.
Aufruf: Erfassung > Zeiterfassung > Kompakterfassung
- Wählen Sie den Mitarbeiter und die Iststunden-Lohnart aus.
- Tragen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden für die aktuelle Periode ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Weitere Informationen finden Sie unter Kompakterfassung.
Über die Zeiterfassung
Alternativ können Sie die Stunden in der Zeiterfassung tages- oder monatsweise erfassen.
Aufruf: Erfassung > Zeiterfassung
- Wählen Sie den Mitarbeiter und den Monat aus.
- Erfassen Sie die Stunden tages- oder monatsweise.
- Klicken Sie auf Speichern.
Weitere Informationen finden Sie unter Tageserfassung und Monatserfassung.
Import aus einem Zeiterfassungssystem
Wenn Sie ein externes Zeiterfassungssystem verwenden, können die Stunden automatisch importiert werden. Nach dem Import verarbeitet DATALINE Lohnabzug die Daten sofort und aktualisiert die Monatswerte.
Schritt 3: Automatische Neuberechnung
Sobald Iststunden gespeichert oder importiert wurden, berechnet DATALINE Lohnabzug die Abrechnung automatisch neu. Dabei gilt:
| Situation | Verwendeter Wert |
|---|---|
| Iststunden wurden erfasst | Erfasste Iststunden |
| Keine Iststunden erfasst | Sollstunden aus den Stammdaten |
Weicht die neu berechnete Abrechnung von der vorläufigen Abrechnung ab, erzeugt das Programm automatisch eine Korrekturabrechnung. Die Differenz erscheint auf der aktuellen Abrechnung als Differenzsumme aus Korrekturen.
Weitere Informationen zur Korrekturabrechnung finden Sie unter Korrekturen in Vormonaten (Aufrollung).
Was muss ich beachten?
- Bei Iststunden-Lohnarten in den Stammdaten keine Stunden eintragen – nur so zieht das Programm die Sollstunden als Berechnungsgrundlage heran.
- Die Iststunden immer über die Schnellerfassung oder die Zeiterfassung erfassen, nicht in den Stammdaten – damit die Stammdaten als dauerhafter Sollwert erhalten bleiben.
- Die vorläufige Abrechnung auf Sollstunden-Basis wird automatisch auch für die Schätzung der Beitragsnachweise verwendet.
- Meldungen (z. B. Lohnsteuer-Anmeldung, Sozialversicherung) werden nach der Neuberechnung automatisch aktualisiert. Mehr dazu unter Meldungen.