Abschluss

Beschreibung

Der Abschluss ist die Sammlung aller Dokumente und Meldungen, die monatlich von DATALINE Lohnabzug bereitgestellt werden. Dies betrifft unter anderem Lohnabrechnungen, Meldungen der SV und Steuer und druckbare Berichte. Der Name rührt daher, dass Sie diesen Bereich nach dem Abschluss Ihrer monatlichen Aufgaben (Erfassung und Abrechnung) betreten und die Ergebnisse davon einsehen können.

Dies ist der Ort an dem Sie unter anderem:

Abrechnungen und andere Dokumente ausdrucken oder exportieren,
Meldungen versenden,
Zahlungen einsehen und SEPA-Dateien erzeugen und
den Monatswechsel durchführen.

Um in den Abschluss zu gelangen, klicken Sie im linken Menü zuerst auf Abrechnung, dann auf Abschluss. Der Abschluss öffnet sich immer für den aktuellen Abrechnungsmonat der ausgewählten Firma.

Ansichten

Im Abschluss sehen Sie die Dokumente der aktuell ausgewählten Firma. Es gibt drei Ansichtsmodi, die Sie für die Auflistung der Dokumente benutzen können. Zwischen diesen können Sie am oberen Fensterrand wechseln.

Aktuell (Standard): Dies zeigt Ihnen die Dokumente des aktuellen Abrechnungsmonats an (dieser ist im grünen Monatsumschalter oben rechts einsehbar). Die Liste der Dokumente wird sich, während Sie an der Firma arbeiten und beispielsweise Abrechnungen erstellen und Rückmeldungen verarbeiten, ändern. Es wird immer der aktuelle Stand angezeigt; für den Fall dass Sie ein Dokument drucken und dieses sich im Anschluss ändert, wird das Druckdatum rot markiert und das Dokument wird in der speziellen Kategorie Nach Druck geändert aufgeführt.
Vergangene Zeiträume: Hier sehen Sie Dokumente von bereits abgeschlossenen Monaten. Diese Ansicht ist festgeschrieben und wird nicht mehr nachträglich geändert (stattdessen werden Korrekturen in den aktuellen Abrechnungsmonat abgelegt, wenn nötig). Den angezeigten Monat können Sie über den grünen Monatsumschalter oben rechts einstellen. Sie können auch mehrere Monate innerhalb eines Zeitraums anzeigen, indem Sie die Option Zeitraum-Ansicht aktivieren: Es erscheinen dann zwei Monatsumschalter für den Start- und Ende-Zeitraum.
Meldearchiv: Hier sehen Sie alle Meldungen über mehrere Monate. Standardmäßig werden hier alle Meldungen des aktuellen Abrechnungsjahres aufgelistet, Sie können diesen Zeitraum jedoch über die Monatsumschalter oben rechts einstellen.

Übersicht

Da der Abschluss eine Vielzahl von Dokumenten bereitstellt, werden diese der Übersicht halber in Kategorien zusammengefasst.

Beim Start des Abschlusses gelangen Sie zur Übersicht, die alle Kategorien auflistet - dies ist vergleichbar mit einer Ordneransicht. Es werden nur solche Kategorien angezeigt, für die es auch Dokumente gibt.

Eine Beschreibung der möglichen Kategorien befindet sich hier.

Oben in der Übersicht befinden sich einige Spezialkategorien:

Alle Ergebnisse: Die komplette Auflistung aller Dokumente. Möchten Sie diese Ansicht standardmäßig statt der Übersicht sehen, können Sie in den Einstellungen (Firmenumschalter > Einstellungen) unter Abschluss die Initiale Ansicht auf Alle Ergebnisse (Liste) stellen.
Nur versandfähige: Alle Dokumente, die versendet werden können.
Nicht gedruckt: Alle Dokumente, die noch nicht gedruckt bzw. exportiert oder per Mail versendet wurden.
Nicht versandt: Alle Dokumente, die versendet werden können aber noch nicht versandt wurden.
Versand später: Alle Dokumente, die erst später versandt werden können, beispielsweise aufgrund eines frühesten Versanddatums. Diese Kategorie erscheint nur, wenn es Dokumente mit einer Versandsperre gibt.
Nach Druck geändert: Dokumente, die bereits gedruckt bzw. exportiert, aber anschließend geändert wurden. Dies sind beispielsweise Abrechnungen, die Sie bereits an Ihre Mitarbeiter ausgehändigt haben, und bei denen sich nachträglich eine Änderung in den Lohnarten ergeben hat. Nach einem erneuten Druck verschwindet das Dokument aus der Kategorie. Diese Kategorie erscheint nur, wenn es entsprechende Einträge gibt.
Gelöscht: Diese Kategorie erscheint nur, wenn es gelöschte Einträge gibt. Für eine Erläuterung sehen Sie hier.

Dokumentenliste

Sie können auf einen der Einträge in der Übersicht klicken, um eine Auflistung aller Dokumente dieser Kategorie zu sehen. In der dargestellten Liste sehen Sie die Art des Dokuments sowie eine Bezeichnung, die den Inhalt des Dokuments zusammenfasst. Außerdem sehen Sie den Zeitraum, für den das Dokument gültig ist, eine eventuelle Abgabefrist, den Dokumentenstatus und bei bereits versendeten Meldungen die Annahmestelle. Durch Klick auf den blauen Knopf Zurück zur Übersicht gelangen Sie jederzeit zurück zur Übersicht.

Um weitere Informationen über einen Eintrag einzusehen, können Sie darauf doppelklicken. Der Inhalt des Dokuments kann über die Druckfunktion eingesehen werden.

Dokumentenstatus

Der Dokumentenstatus ist bei Meldungen und Abrechnungen verfügbar. Diese Dokumente werden zusätzlich auf Korrektheit geprüft. Folgende Status sind möglich:

wird geprüft: Das Dokument wird im Hintergrund geprüft. Verwenden Sie den Aktualisieren-Knopf oben links, um den Status zu aktualisieren.
geprüft - OK: Die Dokumentprüfung war erfolgreich.
geprüft - Fehler: Das Dokument ist fehlerhaft. Doppelklicken Sie auf dieses, um den Fehler anzuzeigen. Bei einer fehlerhaften Meldung kann diese nicht versandt werden. Bei einer fehlerhaften Abrechnung kann kein Monatswechsel durchgeführt werden.
versandt - OK: Die Meldung wurde versandt aber es wurde noch keine Rückmeldung empfangen. Es erscheint ein gelbes Pfeil-Symbol, um zu signalisieren, dass hier noch eine Rückmeldung erwartet wird. Eine Meldung kann üblicherweise bis zu eine Woche in diesem Status verbleiben, bei längerer Wartezeit sollten Sie den zuständigen Empfänger kontaktieren. Je nach Meldungsart wird in Klammern die verwendete Dateifolgenummer angezeigt.
versandt - Fehler: Die Meldung wurde versandt aber vom Empfänger abgeweisen. Je nach Meldungsart wird in Klammern die verwendete Dateifolgenummer angezeigt. Doppelklicken Sie auf die Meldung, um den zurückgemeldeten Fehler anzuzeigen. Nachdem das Problem in den Stammdaten korrigiert wurde, wird die Meldung neu erzeugt.
angenommen: Die Meldung wurde versandt und vom Empfänger angenommen. Je nach Meldungsart wird in Klammern die verwendete Dateifolgenummer angezeigt.

Seitenleiste

Wie üblich enthält die Seitenleiste die Aktionen, die Sie auf die derzeit ausgewählten Einträge anwenden können, beispielsweise Druck oder Versand. Zusätzlich sehen Sie hier nochmals die Kategorien, die auch in der Übersicht sichtbar sind. Sie können auf eine Kategorie klicken, um schnell zu dieser zu wechseln, ohne erst zurück zur Übersicht gehen zu müssen.

Sie können bestimmte Kategorien in der aktuellen Ansicht ausblenden, indem Sie bei der Kategorie den Haken entfernen.

Um bestimmte Dokumente zu suchen, bietet sich die Filter-Box in der Seitenleiste an.

Meldungsversand

Sehen Sie hier, wie Sie mit dem Abschluss Meldungen versenden.

Monatswechsel

Sehen Sie hier, wie Sie mit dem Abschluss den Abrechnungsmonat wechseln.