Lohnportal

Beschreibung

Das Lohnportal dient dazu, Lohnabrechnung und andere Dokumente per Knopfdruck an die Mitarbeiter zu übermitteln und sicher bereitzustellen.

Einrichtungsschritte

Firma Standard Verschlüsselung wählen

Generell gilt: Alle Dokumente werden nur mit einem Passwort versehen in das Lohnportal hochgeladen! Um diesen Ablauf zu vereinfachen, gibt es unter [Firmendaten -> Firma] ein Feld Standard PDF-Kennwort. Dort kann ausgewählt werden, welche Eigenschaft des Mitarbeiters standardmäßig zur Verschlüsselung der PDF-Dateien verwendet werden soll. Beachten Sie bitte, dass Versicherungsnummer oder SteuerId nicht unbedingt gesetzt sind. Ein Upload eines Dokumentes für einen Mitarbeiter mit nicht gesetzter Versicherungsnummer oder SteuerId ist dann nicht möglich. Die Auswahl von Personenbezogen ermöglicht es, für jeden Mitarbeiter unter [Personaldaten -> Person] ein individuelles Passwort anzugeben. Auch diese müssen dann für den Upload immer gesetzt sein.

Firma verknüpfen

Nachdem eine Lohnportal-Lizenz beantragt wurde, muss in den Firmendaten die gewünschte Firma ausgewählt werden. Anschließend kann diese Firma über die Schaltfläche entweder erstmalig angelegt - oder erneut verbunden werden. Für die Einrichtung wird benötigt.

Um das Lohnportal verwenden zu können, braucht der Verwalter einen Lohnportal-Account. Existiert dieser bereits, kann die Verknüpfung über Bestehender Nutzer erfolgen. Ansonsten wird einmalig ein Neuer Nutzer angelegt. Zur Anlage des Nutzeraccounts wird eine Email-Adresse benötigt sowie eine Authenticator-App, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu ermöglichen. Bei Angabe aller Daten und abschließen durch Anmelden oder Registrieren wird die Firma mit dem bestehenden oder neuen Lohnportal-Account verknüpft.

Um auch die Browser-Version verwenden zu können, müssen neue Accounts einmalig verifiziert werden. Das erfolgt über die erhaltene Email.

Mitarbeiter registrieren

Nachdem die Firma nun verbunden ist, können Mitarbeiter in Lohnportal registriert werden. Dafür ist das Hinterlegen einer Email für den Mitarbeiter unbedingt erforderlich! Auch muss jeder Mitarbeiter eine eigene Email-Adresse haben. Dazu können nun in den [Personaldaten] ein - oder mehrere Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse ausgewählt werden und anschließend die Schaltfläche betätigt werden. Hier ist nun auszuwählen. Hat ein Mitarbeiter mit der angegebenen Email bereits einen Lohnportal-Account, wird dieser mit der Firma verknüpft, ansonsten ein neuer angelegt.

Für die erstmalige Registrierung von Mitarbeitern wird ein sogenannter Aktivierungsbrief benötigt. Dieser wird automatisch für jeden Mitarbeiter im [Abschluss] als Eintrag erzeugt. In diesem Aktivierungsbrief steht ein Aktivierungscode, der dem Mitarbeiter mitzuteilen ist, um den Zugang zu Lohnportal freizuschalten.

Dokumente hochladen

Nachdem die Mitarbeiter nun mit Lohnportal verknüpft sind, können für sie Dokumente in das Lohnportal hochgeladen werden. Im Abschluss wird in der Spalte Lohnportal der Status des jeweiligen Dokumentes angezeigt. Dokumente, bei denen [-] angegeben ist, können oder dürfen aus Sicherheitsgründen nicht in das Lohnportal hochgeladen werden. Generell können nur Dokumente mit direktem Personenbezug hochgeladen werden. Um ein Dokument hochzuladen, markieren Sie eine beliebige Anzahl an Abschlusseinträgen, wählen Sie dann , aus. Dadurch werden alle ausgewählten Dokumente, sofern sie nicht den Status [-] haben, in das Lohnportal hochgeladen und eine Upload-Info ausgegeben. Bereits hochgeladene Dokumente werden, falls Änderungen vorliegen, als neue Version bereitgestellt.

Weiteres

Firma trennen / erneut verbinden

Die Firma kann über DATALINE Lohnabzug auch wieder getrennt werden. Dazu wählen Sie die gewünschte Firma aus und verwenden unter die Funktion. Das sorgt dafür, dass für die Firma über unsere Software keine Mitarbeiter mehr verwaltet - und auch keine Dokumente mehr hochgeladen werden können. In der Browser-Version ist für den Verwalter unter Lizenzen erkennbar, dass diese der Firma nun nicht mehr zugewiesen sind. Die Mitarbeiter können ihre Dokumente aber weiterhin einsehen. Sollte die Firma wieder über DATALINE Lohnabzug verwendet werden sollen, kann sie einfach über die Funktion erneut verknüpft werden. Dazu sind die Zugangsdaten des Verwalters erforderlich.

Mitarbeiterzugang trennen / löschen

Auch die Verknüpfung von Mitarbeitern kann in den Personaldaten auf gleichem Weg aufgehoben werden. Das bedeutet, dass für diesen Mitarbeiter über die Software keine Dokumente mehr hochgeladen werden können. Der Mitarbeiter kann die bereits hochgeladenen Dokumente im Browser aber weiterhin einsehen.

Mitarbeiterzugänge können in den Personaldaten über gelöscht werden. Dazu sind aus Sicherheitsgründen die Zugangsdaten des Verwalters erforderlich. Nachdem ein Mitarbeiter gelöscht wurde, hat er keinen Zugang mehr zu Lohnportal und kann auch keine Dokumente mehr einsehen.

Synchronisation

Alle für Lohnportal benötigten Daten können in den jeweiligen Reitern synchronisiert werden. Werden in DATALINE Lohnabzug für Lohnportal relevante Daten geändert, werden dafür automatisch ToDo’s erstellt. Wird hingegen im Online-Portal etwas verändert, wie z.B. ein bereits hochgeladenes Dokument gelöscht, werden diese Änderungen vorerst nicht sichtbar sein. Nach einer solchen Änderung sollte daher immer eine Synchronisation für den entsprechenden Bereich angestoßen werden, wodurch sie dann korrekt angezeigt werden.