Urlaubsberechnung

Überblick

Mit der Angabe der Urlaubsberechnung bestimmen Sie, in welcher Weise die Urlaubstage und gegebenenfalls das Urlaubsgeld für einen Mitarbeiter berechnet werden. Die Auswahl der richtigen Berechnungsmethode ist entscheidend, da sie nicht nur die Urlaubsverwaltung beeinflusst, sondern auch Auswirkungen auf das Meldeverfahren und andere lohnsteuerliche sowie sozialversicherungsrechtliche Prozesse hat.

Verfügbare Berechnungsmethoden

Bitte treffen Sie die Auswahl aus folgenden Optionen:

• Keine Urlaubsberechnung - für Mitarbeiter ohne Urlaubsanspruch (z.B. geringfügig Beschäftigte in besonderen Konstellationen)
• Urlaubsberechnung Angestellte - für kaufmännische und technische Angestellte
• Urlaubsberechnung Poliere - für Poliere im Baugewerbe
• Urlaubsberechnung Gewerbliche - für gewerbliche Arbeitnehmer im Bauhauptgewerbe
• Urlaubsberechnung Auszubildende - für Auszubildende aller Fachrichtungen

Wichtig: Die Unterscheidung der Berechnungsmethoden wirkt sich auf verschiedene Programmfunktionen aus und betrifft insbesondere das Meldeverfahren zur Sozialkasse der Bauwirtschaft (SOKA-BAU) sowie die Verwaltung durch die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse (ULAK).

1. Urlaubsberechnung Angestellte

Diese Berechnungsmethode gilt für kaufmännische und technische Angestellte und orientiert sich am Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sowie gegebenenfalls an tariflichen Regelungen.

Gesetzlicher Mindesturlaub nach BUrlG

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Jahr und basiert auf einer 6-Tage-Woche (Montag bis Samstag).

Umrechnung auf die 5-Tage-Woche:

Bei der heute üblichen 5-Tage-Woche (Montag bis Freitag) entspricht dies 20 Arbeitstagen Urlaub pro Jahr.

Wichtige Hinweise:

• Dies ist der gesetzliche Mindestanspruch – Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge dürfen mehr, aber nicht weniger Urlaub vorsehen
• Schwerbehinderte Beschäftigte (GdB ≥ 50) haben einen Zusatzurlaub von 5 Arbeitstagen (§ 208 SGB IX), also insgesamt 25 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche
• Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit (Wartezeit)
• Bei unterjährigem Eintritt oder Austritt besteht ein anteiliger Anspruch (1/12 des Jahresurlaubs pro vollständigem Beschäftigungsmonat)

Urlaubsanspruch für Angestellte im Bauhauptgewerbe

Für Angestellte im Bauhauptgewerbe, die unter den Rahmentarifvertrag für Angestellte und Poliere (RTV-Angestellte) fallen, beträgt der Jahresurlaubsanspruch 30 Arbeitstage pro Kalenderjahr.

Besonderheiten:

• Die 30 Urlaubstage beziehen sich auf eine 5-Tage-Woche (Montag bis Freitag)
• Samstage gelten nicht als Urlaubstage
• Der Anspruch gilt unabhängig von der Betriebszugehörigkeit ab Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Schwerbehinderte Beschäftigte erhalten zusätzlich 5 Urlaubstage, also insgesamt 35 Arbeitstage pro Jahr

Entstehung und Verfall des Urlaubsanspruchs

Entstehung:

• Der volle Jahresurlaub entsteht am 1. Januar eines jeden Jahres
• Nach der gesetzlichen Wartezeit von 6 Monaten kann der volle Jahresurlaub genommen werden
• Vor Ablauf der Wartezeit: anteiliger Urlaub (1/12 pro Monat)

Übertragung und Verfall:

• Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden
• Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres ist möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen
• Nach dem 31. März verfällt nicht genommener Urlaub, es sei denn, der Arbeitgeber hat die Urlaubsnahme verhindert oder der Arbeitnehmer war arbeitsunfähig erkrankt

2. Urlaubsberechnung Poliere

Die Urlaubsberechnung für Poliere entspricht grundsätzlich der Berechnung für Angestellte im Bauhauptgewerbe.

Urlaubsanspruch:

• 30 Arbeitstage pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
• Schwerbehinderte Poliere: 35 Arbeitstage pro Jahr
• Anspruch entsteht mit Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Gilt für Poliere, die unter den Rahmentarifvertrag für Angestellte und Poliere fallen

Regelungen zu Entstehung und Verfall:

Die gleichen Regelungen wie bei Angestellten gelten auch für Poliere hinsichtlich Wartezeit, Übertragung und Verfall des Urlaubs.

3. Urlaubsberechnung Gewerbliche

Gewerbliche Arbeitnehmer im Bauhauptgewerbe unterliegen besonderen tariflichen Regelungen, da ihre Urlaubsverwaltung über die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse (ULAK) erfolgt.

Urlaubsanspruch

Tariflicher Urlaubsanspruch:

• 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Schwerbehinderte Arbeitnehmer (GdB ≥ 50): 35 Urlaubstage pro Jahr

Besonderheiten des ULAK-Verfahrens

Aufgrund der häufigen Arbeitgeberwechsel im Baugewerbe wird der Urlaub nicht wie bei Angestellten jährlich gewährt, sondern monatlich erwirtschaftet:

Erwirtschaftung der Urlaubstage:

• Pro vollem Beschäftigungsmonat wird 1/12 des Jahresurlaubs erwirtschaftet
• Bei 30 Tagen Jahresurlaub = 2,5 Urlaubstage pro Monat
• Bei 35 Tagen Jahresurlaub (Schwerbehinderte) = 2,92 Urlaubstage pro Monat
• Nach 12 Beschäftigungsmonaten ist der volle Jahresurlaub erwirtschaftet

Wichtiger Unterschied zu Angestellten:

Ein gewerblicher Arbeitnehmer kann nur den bereits erwirtschafteten Urlaub nehmen. Es ist nicht zulässig, zukünftige Urlaubstage vorweg zu nehmen (“Urlaub auf Vorrat”).

Verwaltung durch die ULAK:

• Die Urlaubstage werden von der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse (ULAK) verwaltet
• Der Arbeitnehmer nimmt seine erwirtschafteten Urlaubsansprüche zum nächsten Arbeitgeber mit
• Die ULAK stellt eine Urlaubskarte aus, auf der die erwirtschafteten und genommenen Urlaubstage dokumentiert werden

Urlaubsgeld

Zusätzlich zu den Urlaubstagen erwirtschaften gewerbliche Arbeitnehmer Urlaubsgeld:

Höhe des Urlaubsgeldes:

• 14,25 % des Bruttolohns (ohne Zulagen)
• Wird monatlich anteilig erwirtschaftet
• Verwaltung ebenfalls durch die ULAK

Auszahlung des Urlaubsgeldes:

Die Auszahlung erfolgt über einen Urlaubstagessatz, der sich wie folgt berechnet:

Urlaubstagessatz = Erwirtschaftetes Urlaubsgeld / Erwirtschaftete Urlaubstage

Beispielrechnung:

• Erwirtschaftetes Urlaubsgeld im laufenden Jahr: 1.425 €
• Erwirtschaftete Urlaubstage im laufenden Jahr: 25 Tage
• Urlaubstagessatz = 1.425 € / 25 = 57 € pro Urlaubstag

Besonderheiten bei Restansprüchen:

• Wenn Restansprüche aus dem Vorjahr vorhanden sind, werden diese bei der Urlaubsgewährung zuerst abgebaut
• Für die Restansprüche wird ein eigener Urlaubstagessatz aus dem Vorjahr ermittelt
• Erst wenn alle Vorjahresansprüche aufgebraucht sind, wird der Urlaub aus dem laufenden Jahr genommen

Abrechnung mit der SOKA-BAU:

• Der Arbeitgeber zahlt das Urlaubsgeld an den Arbeitnehmer aus
• Das gezahlte Urlaubsgeld wird mit den Arbeitgeberbeiträgen an die SOKA-BAU verrechnet
• Die SOKA-BAU erstattet dem Arbeitgeber die ausgezahlten Beträge

Meldepflichten

Für gewerbliche Arbeitnehmer bestehen besondere Meldepflichten:

• Monatliche Beitragsmeldung an die SOKA-BAU
• An- und Abmeldungen bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Urlaubsmeldungen bei Urlaubsgewährung

4. Urlaubsberechnung Auszubildende

Für Auszubildende gelten besondere gesetzliche Regelungen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) und dem Bundesurlaubsgesetz.

Urlaubsanspruch nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz

Für jugendliche Auszubildende (unter 18 Jahren) gilt das JArbSchG:

Urlaubsanspruch für volljährige Auszubildende

Für volljährige Auszubildende (18 Jahre und älter) gilt das Bundesurlaubsgesetz:

• 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche
• 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche

Tarifliche Regelungen

Viele Ausbildungsberufe, insbesondere im Baugewerbe, haben tarifliche Regelungen, die einen höheren Urlaubsanspruch vorsehen:

• Im Bauhauptgewerbe: In der Regel 30 Arbeitstage pro Jahr für alle Auszubildenden, unabhängig vom Alter

Besonderheiten bei Auszubildenden

Übertragung und Verfall:

• Urlaub sollte grundsätzlich in den Berufsschulferien genommen werden
• Übertragung ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich
• Spätester Zeitpunkt für die Urlaubsnahme: 31. März des Folgejahres

Urlaubsgeld:

• Auszubildende haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld
• Tarifverträge oder betriebliche Regelungen können Urlaubsgeld vorsehen
• Im Bauhauptgewerbe erhalten Auszubildende in der Regel kein Urlaubsgeld über die ULAK

Berechnungsmethode:

Die Urlaubsberechnung für Auszubildende orientiert sich grundsätzlich an der Methode für Angestellte, mit folgenden Anpassungen:

• Altersabhängiger Urlaubsanspruch bei Jugendlichen
• Berücksichtigung der Berufsschulzeiten
• Keine ULAK-Verwaltung wie bei gewerblichen Arbeitnehmern

5. Keine Urlaubsberechnung

Diese Option wird gewählt für Personen, die keinen Urlaubsanspruch haben oder bei denen der Urlaub nicht im System verwaltet werden soll:

Anwendungsfälle:

• Geschäftsführer ohne Urlaubsanspruch
• Freie Mitarbeiter auf Honorarbasis
• Bestimmte geringfügig Beschäftigte in Sonderfällen
• Externe Berater oder Freelancer

Hinweis: Auch bei dieser Auswahl können arbeitsrechtliche Urlaubsansprüche bestehen, die außerhalb des Systems verwaltet werden müssen.

Allgemeine Hinweise zur Urlaubsverwaltung

Teilzeitbeschäftigung

Bei Teilzeitbeschäftigung wird der Urlaubsanspruch anteilig berechnet:

Beispiel:

• Vollzeit: 5-Tage-Woche, 30 Tage Urlaub
• Teilzeit: 3-Tage-Woche
• Urlaubsanspruch: 30 × (3 / 5) = 18 Arbeitstage

Elternzeit

Während der Elternzeit kann der Arbeitgeber den Urlaub für jeden vollen Kalendermonat um 1/12 kürzen (§ 17 BEEG).

Krankheit während des Urlaubs

• Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet
• Voraussetzung: Unverzügliche Mitteilung an den Arbeitgeber und ärztliches Attest

Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Nicht genommener Urlaub muss grundsätzlich in Natur gewährt werden
• Bei nicht möglicher Urlaubsnahme: Urlaubsabgeltung (finanzielle Abgeltung)
• Berechnung der Abgeltung auf Basis des durchschnittlichen Arbeitsentgelts

Rechtliche Grundlagen

• Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) - gesetzliche Mindesturlaubsansprüche
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) - Urlaubsansprüche für Jugendliche
• SGB IX - Zusatzurlaub für Schwerbehinderte
• Bundesrahmentarifvertrag Baugewerbe (BRTV) - tarifliche Regelungen im Bau
• Rahmentarifvertrag für Angestellte und Poliere - Regelungen für Angestellte im Bau
• Tarifvertrag über das Sozialkassenverfahren im Baugewerbe (VTV) - ULAK-Verfahren