Monatswechsel

Die letzte Tätigkeit in einem Abrechnungszeitraum ist der Monatswechsel. Mit diesem schließen Sie die aktuelle Abrechnungsperiode ab und wechseln in die folgende Abrechnungsperiode. Die Dokumente des aktuellen Abschlusses werden festgeschrieben und sind nicht mehr änderbar.

Ein Monatswechsel kann nicht rückgängig gemacht werden. Bitte stellen Sie sicher, dass alle nötigen Aufgaben abgeschlossen worden sind, bevor Sie in den Folgemonat wechseln.

Voraussetzungen

Um diese Aktion durchführen zu können, müssen Sie alle erforderlichen Arbeiten in der Abrechnungsperiode erledigt haben:

  • Abrechnung: Alle beschäftigten Mitarbeiter der Firma müssen abgerechnet sein. Keine der Abrechnungen darf fehlerhaft sein.
  • Versand aller SV-Meldungen: Alle SV-Meldungen sollten versandt sein (es müssen allerdings noch keine Rückmeldungen dazu empfangen worden sein). Als Ausnahme können Sie eine unversendete SV-Meldung einmalig in den Folgemonat übernehmen (dies passiert beim Monatswechsel automatisch).
  • Versand aller UV-Meldungen: Alle Lohnnachweise und UV-Stammdatenabrufe müssen versandt worden sein.
  • Zu erledigen: Aufgaben in der Zu erledigen Ansicht, die zum Monatswechsel fällig sind (oder zum Jahreswechsel, wenn in den Januar gewechselt wird) und solche, die bereits überfällig sind, müssen erledigt worden sein. Dies beinhaltet Meldungen mit Abgabefristen.
  • Kenntnisnahme aller Warnungen: Alle ungelesenen Warnungen im Benachrichtigungs-Center müssen gelesen werden.

Für den Jahreswechsel (Wechsel in den Januar des Folgejahres) benötigen Sie eine aktuelle Version von DATALINE Lohnabzug. Den Wechsel in das Folgejahr schalten wir üblicherweise Ende Dezember mit einem Update frei.

Ob alle Voraussetzungen für den Monatswechsel erfüllt sind, wird durch die Farbe der Schaltfläche Monatswechsel durchführen im Abschluss signalisiert:

  • Voraussetzungen erfüllt: Monatswechsel möglich Monatswechsel möglich
  • Voraussetzungen nicht erfüllt (genauere Informationen erhalten Sie durch Klick): Monatswechsel nicht möglich Monatswechsel nicht möglich

Ablauf

  1. Stellen Sie sicher, dass im Firmenumschalter oben links die gewünschte Firma ausgewählt ist.
  2. Wechseln Sie in den Abschluss über das Menü, indem Sie erst auf Abrechnung und dann auf Abschluss klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Ansicht Aktuell befinden.
  3. Klicken Sie am oberen Fensterrand auf die Schaltfläche Monatswechsel durchführen.
  4. Beachten Sie unter Umständen die Hinweisliste. Wird ein Problem angezeigt, muss dieses behoben werden bevor der Monatswechsel durchgeführt werden kann.
  5. Klicken Sie im Fenster auf Monatswechsel durchführen.

Der Monatswechsel kann unter Umständen einige Sekunden dauern. Anschließend wird der Abschluss im neuen Abrechnungsmonat neu geladen. Dies kann einige Zeit dauern, Sie können aber in dieser Zeit bereits den Dialog wechseln, an einer anderen Firma weiterarbeiten oder sogar das Programm schließen (die Berechnungen werden im Hintergrund weiter ausgeführt).

Konsequenzen

Durch den Monatswechsel ändert sich das Verfahren in alten Monaten wie folgt:

  • Dokumente im alten Monat werden festgeschrieben und nicht mehr geändert.
  • Änderungen im Stamm bewirken jetzt eine Rückrechnung bzw. Aufrollung. Die Abrechnungen werden nicht mehr geändert, sondern es werden Korrekturabrechnungen erzeugt und geänderte Beträge mit der aktuellen Abrechnung verrechnet.

Fortschreibung von Meldungen

Haben Sie nicht alle Meldungen vor dem Monatswechsel versendet, erscheinen diese im neuen Abrechnungsmonat erneut. So behalten Sie immer den Überblick über alle noch zu versendenden Meldungen und müssen nicht danach in alten Monaten suchen.