Abwesenheiten
Übersicht
In diesem Dialog erfassen Sie die Abwesenheiten der Mitarbeiter, also alle Zeitspannen, in denen der Arbeitnehmer aufgrund persönlicher Umstände nicht tätig war.
Die Art der Abwesenheit wählen Sie bitte aus der Liste der Abwesenheiten aus, je nach Auswahl haben Sie danach im Dialog neben den Angaben, die alle Abwesenheiten betreffen, weitere optionale oder obligatorische Eingabemöglichkeiten.
- Art der Abwesenheit
- Beginn der Abwesenheit
- weitere Angaben je nach Art der Abwesenheit
Anhand der Abwesenheiten ermittelt das Programm automatisch die Anzahl der Sozialversicherungstage und erstellt ggf. die erforderlichen Meldungen und Anträge.
Ebenso haben die Abwesenheiten Einfluss auf die Hochrechnung oder Kürzung von Bezügen im Rahmen der Abrechnung.
Wenn das Ende einer Abwesenheit noch nicht bekannt sein sollte, lassen Sie die Angabe “bis” bei den Abwesenheiten, die das zulassen, einfach leer.
Art der Abwesenheit
Die meisten der in der obigen Liste geführten Abwesenheiten benötigen neben der Auswahl der Art an sich lediglich das Startdatum der Abwesenheit, das Enddatum darf zumeist leer bleiben.
Allerdings trifft diese Aussage nur für die letzte Abwesenheit einer Person zu, denn in DATALINE Lohnabzug gilt der Grundsatz, dass eine Person sich immer nur in 1 Abwesenheit gleichzeitig befinden kann, mit der Konsequenz, dass es keine sich zeitlich überlappenden Abwesenheiten geben kann. Eine Ausnahme für diese Regel besteht allerdings: Endet eine Abwesenheit mit einem halben Tag, kann am selben Tag eine weitere Abwesenheit beginnen, wenn diese dann mit einem halben Tag beginnt.
Generell müssen Sie in DATALINE Lohnabzug bei einer Abwesenheit, die ein offenes Ende erlaubt, dann ihr Ende eintragen, wenn es eine neue Abwesenheit nach dieser geben soll.
Im Folgenden werden wir auf einige der Abwesenheiten (alias Fehlzeiten) näher eingehen:
Diese Abwesenheit werden Sie im Regelfall anlegen, wenn eine Person sich arbeitsunfähig meldet.
In dieser Variante mit ärztlichem Nachweis.
Anlage einer Abwesenheit “Entgeltfortzahlung”
Zwingend benötigt werden hier lediglich der Abwesenheitsgrund und das Beginndatum (von) der Arbeitsunfähigkeit. Spätestens wenn nach der Abwesenheit eine weitere für diese Person angelegt wird, muss das Enddatum (bis) allerdings gefüllt werden, da (wie oben beschrieben) DATALINE Lohnabzug keine überlappenden Abwesenheiten zulässt. Sie haben auch die Möglichkeit anzugeben, ob am Tag des Beginns der Abwesenheit noch gearbeitet wurde. Ist das der Fall, so gilt der erste Tag als ‘halber Tag’.
Die ausgefallenen Arbeitstage im Rahmen der Abwesenheit werden dabei vom System automatisch errrechnet, ebenso wie die Kalkulierten Vorerkrankungstage, die sich aus den in einer bestimmten Zeitspanne vor dieser Abwesenheit liegenden Entgeltfortzahlungen. Sie können Ihnen helfen zu entscheiden, wann anstelle der Entgeltfortzahlung eine Abwesenheit mit dem Grund Krankengeld angelegt werden sollte.
Am obigen Bild sehen Sie auch, dass die Person sich gemeldet hat und eine offizielle Bescheinigung eines Arztes vorliegt. Eine explizite Abfrage zur eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeit) wurde nicht gestellt. Als Abwesenheitsgrund wurde hier ‘keine Angabe’ gewählt, mögliche Alternativen dazu wären
- Schädigung durch Dritte
- Arbeitsunfall
- Berufskrankheit
- Krankheit
Abschließend besteht bei dieser Abwesenheit die Möglichkeit, die Entgeltfortzahlung manuell zu definieren.
Dialog zur manuellen Festlegung der Entgeltfortzahlung
Eine weitere Standardabwesenheit ist der reguläre Bezahlte Urlaub, die außer der Zeitspanne (auch hier gilt, dass das Enddatum nur dann eine Pflichtangabe ist, wenn nach dieser Abwesenheit eine neuere folgt) keine weiteren Angaben braucht.
Sie können außerdem angeben, ob am Tag des Beginns der Abwesenheit noch gearbeitet wurde, was der Angabe ‘halber Tag’ entspricht.
Mutterschaftsgeld wird als Abwesenheit angelegt, wenn für eine werdende Mutter die Entgeltersatzleistung Mutterschaftsgeld beantragt werden soll. Der Aufbau differiert insofern vom Standard, als dass nach Eingabe des mutmaßlichen Entbindungstages vom System die Mutterschutzfrist errechnet wird, die im Normalfall
- 6 Wochen vor dem mutmaßlichen (= errechneten) Entbindungstag beginnt und
- 8 Wochen nach diesem Termin endet.
(Bei Mehrlingsgeburten verlängert sich der Zeitraum nach hinten um 4 Wochen auf 12 Wochen nach dem Geburtstermin)
Die Unterbrechung darf dann maximal den gesamten Zeitraum der Mutterschutzfrist umfassen, kürzer ist möglich, länger nicht.
Neben dem Reiter für die Basisangaben dieser Art der Abwesenheit, gibt es bei Mutterschaftsgeld noch die Möglichkeit, den Arbeitgeberzuschuss (AG-Zuschuss) bei Mutterschutz zu definieren. Dieser Zuschuss dient als Aufstockung des von der gesetzlichen Krankenkasse (GKV) gezahlten Mutterschaftsgeldes für die Person.
Wenn ein Kind erkrankt oder sich verletzt und durch ein gesetzlich krankenversichertes (!) Elterneteil betreut werden muss, wird eine Abwesenheit der Art Kinderkrankengeld/-verletztengeld angelegt.
Da die gesetzlichen Bestimmungen die Anzahl der Tage bei Kinderkrankengeld pro Kind und Jahr festlegen, finden Sie hier eine rudimentäre Kinderverwaltung, sodass DATALINE Lohnabzug errechnen kann, wie viele Abwesenheitstage und ggf. bezahlte Freistellungstage für ein bestimmtes Kind im laufenden Jahr bereits genommen wurden.
Die Abwesenheit Kinderkrankengeld / Kinderverletztengeld gehört zu den Fehlzeiten, bei denen Sie zwingend auch das Ende der Abwesenheit festlegen müssen.
Aus Datenschutzgründen ist die Zuordnung der Abwesenheit zu einem Kind anonymisiert, Sie müssen hier also keinen echten Namen angeben, sondern können sich mit einer Fantasiebezeichnugn behelfen, wenn das gewünscht ist.
Sie finden im Dialog auch Informationen zu den bereits genommenen Abwesenheitstagen für dieses Kind und können zudem festlegen, ob und wenn ja, wie lange der Arbeitgeber dem betreuenden Elternteil bezahlte Freistellungstage gewährt. Daraus ergeben sich dann rechnerisch auch die tatsächlichen für eine Entgeltersatzleistung Kinderkrankengeld relevanten Abwesenheitstage, denn nur für die Abwesenheitstage, die nicht vom Arbeitgeber bezahlt werden, besteht ein Anspruch auf Entgeltersatzleistung.
Bezug von Übergangsgeld wird als Abwesenheit für eine Person angelegt, wenn diese z.B. aufgrund einer Reha-Maßnahme arbeitsunfähig ist.
Das rot gekennzeichnete Eingabefeld im obigen Screenshot zeigt übrigens einen logischen Fehler bei der Eingabe an, denn die Reha-Maßnahme darf nicht vor dem Beginn der Abwesenheit starten.