Meldungsversand

DATALINE Lohnabzug kann Meldungen an Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Empfänger elektronisch übertragen. Diese Übertragung wird stets von Ihnen gestartet. Die Versandfunktion ist komplett in DATALINE Lohnabzug integriert und es ist, im Gegensatz zu vielen anderen Lohnprogrammen, keine zusätzliche Software erforderlich. Der Versand aller Meldungen, unabhängig ihres Typen und Empfängers, wird zentral über den Abschluss durchgeführt.

Die elektronische Übertragung ist heutzutage für die meisten Betriebe verpflichtend. Für einige Meldungen gibt es Abgabefristen, welche bei Versäumnis Schätzungen und Säumniszuschläge zur Folge haben können. DATALINE Lohnabzug erinnert Sie an solche Fristen über Benachrichtigungen und die Ansicht Zu erledigen auf der Startseite.

Voraussetzungen

Einige Meldungen werden erst mit der Abrechnung erstellt. Für die vollständige Auflistung der Meldungen ist es erforderlich, dass alle Abrechnungen erstellt worden sind. Vor dem Erstellen der Abrechnung sollten für den jeweiligen Mitarbeiter keine Meldungen versandt werden, um unnötige Korrekturen zu vermeiden.

Eine Meldung kann nur versendet werden, wenn sie erfolgreich geprüft wurde. Steht der Dokumentenstatus auf geprüft - Fehler, müssen Sie den Fehler zunächst beseitigen, indem Sie die genaue Fehlermeldung per Doppelklick einsehen und dann die nötigen Änderungen im Stamm vornehmen.

Der Meldungsversand ist nur aus dem aktuellen Abrechnungsmonat möglich. Wenn die Option zum Versenden im Abschluss fehlt, wechseln Sie bitte auf die Ansicht Aktuell.

Für den Versand ist es einmalig nötig, Absenderdaten und unter Umständen Versandzertifikate zu hinterlegen. Für eine Anleitung klicken Sie hier.

Ablauf

1. Stellen Sie sicher, dass im Firmenumschalter oben links die gewünschte Firma ausgewählt ist.
2. Wechseln Sie in den Abschluss über das Menü, indem Sie erst auf Abrechnung und dann auf Abschluss klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Ansicht Aktuell befinden.
3. Wählen Sie die gewünschte Kategorie der Meldung, die Sie versenden möchten. Alternativ klicken Sie auf die Kategorie Nicht versandt, um alle noch zu versendenden Meldungen aufzulisten. Wird diese Kategorie nicht angezeigt, gibt es keine zu versendenden Meldungen.
4. Markieren Sie die gewünschten Meldungen. Mit gedrückter Strg-Taste lassen sich mehrere Meldungen markieren. Mit Strg+A markieren Sie alle Meldungen.
5. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Versenden.
6. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Nach erfolgtem Versand wechselt der Dokumentenstatus von geprüft - OK auf versandt - OK und erhält ein gelbes Pfeil-Symbol. Die Meldungen sind jetzt auf dem Weg und DATALINE Lohnabzug wartet auf eine Rückmeldung (dies kann, je nach Empfänger und Meldungsart, bis zu einer Woche dauern). Nach erfolgter Rückmeldung ändert sich der Status auf angenommen mit einem grünen Haken, und der Meldungsversand ist abgeschlossen. Sie können DATALINE Lohnabzug selbstverständlich beenden und Ihren Computer ausschalten, während auf Rückmeldungen gewartet wird.

Je nach Meldungsart kann der Status beim Versand auch direkt auf angenommen wechseln, dann ist keine Rückmeldung erforderlich.

Versandreihenfolge

Manche Meldungen müssen in einer bestimmten Reihenfolge versendet werden. Dies übernimmt DATALINE Lohnabzug automatisch für Sie, wenn Sie mehrere Meldungen markieren und gesammelt versenden.

Wenn Sie Meldungen einzeln versenden, kann es passieren, dass DATALINE Lohnabzug den Versand ablehnt, weil die Versandreihenfolge nicht eingehalten wurde. Die nötigen Versandreihenfolgen umfassen insbesondere:

• SV-Meldungen müssen in zeitlich korrekter Reihenfolge verschickt werden (Anmeldung vor Abmeldung).
• Ein SV-Meldepaar aufgrund eines Wechsels (31/11; 32/12; 33/13) muss zusammen verschickt werden.

Probleme beim Meldungsversand

Meldung verbleibt im Status: versandt - OK

Die Meldung wurde versandt, es wurde aber noch keine Rückmeldung empfangen. Bitte geben Sie dem Empfänger mindestens eine Woche Zeit, eine Rückmeldung bereitzustellen. Prüfen Sie anschließend folgendes:

• Wurden Rückmeldungen abgerufen? Wenn Sie den automatischen Abruf von Rückmeldungen deaktiviert haben, müssen Sie diesen in den empfangenen Daten manuell durchführen.
• Konnte eine Rückmeldung nicht eingelesen werden? Sehen Sie hierfür in den Benachrichtigungen und/oder den empfangenen Daten nach.
• Wurde die Meldung anderweitig abgewiesen? Einige Kommunikationspartner melden aufgrund von technischen Defiziten Fehler nicht über den vorgesehenen Kommunikationskanal sondern stattdessen per E-Mail oder gar postalisch zurück. Bitte prüfen Sie Ihre Postfächer.
• Andernfalls wenden Sie sich bitte an den Empfänger oder an unseren Kundendienst. Kontaktdaten für Empfänger finden Sie auf dessen Webseite (diese kann DATALINE Lohnabzug Ihnen leider nicht anzeigen, da Kontaktinformationen nicht zentral veröffentlicht werden).

Status: versandt - Fehler

Die Meldung wurde vom Empfänger abgewiesen. Genauere Informationen erhalten Sie durch Doppelklick auf die Meldung.

Je nach Fehler müssen Sie den Stamm korrigieren, anschließend wird automatisch eine neue Meldung im Abschluss bereitgestellt. Die fehlerhafte Meldung verbleibt im Abschluss und muss nach dem Versand der “Ersatz-Meldung” nicht erneut versandt werden.

Dateifolgenummer nicht lückenlos

Je nach Empfänger wird hier ein anderer Text zurückgemeldet, beispielsweise “DTNR nicht lückenlos aufsteigend”.

Dies kann passieren, wenn Sie mit denselben Absenderdaten (also demselben Zertifikat) in mehreren Programmen Meldungen verschicken. Der Fehler ist außerdem durch das Einspielen einer Datensicherung zu erwarten.

Sie müssen für die jeweilige Annahmestelle die Dateifolgenummer korrigieren. Die korrekte Nummer erfahren Sie durch Rücksprache mit der Annahmestelle, in einigen Fällen wird auch ein Zurücksetzen der Nummer auf 1 akzeptiert. Wie Sie die Dateifolgenummer einstellen sehen Sie hier.

Nach der Korrektur versenden Sie die Meldung mit neuer Dateifolgenummer über den Eintrag Erneut versenden in der Seitenleiste.

Ich möchte eine Meldung verwerfen

Nicht mehr benötigte Meldungen werden in der Regel von DATALINE Lohnabzug automatisch verworfen. Sollten Sie eine Meldung nicht über den üblichen Weg versendet haben oder der Versand nicht nötig sein, können Sie diese im Abschluss als “manuell versandt” markieren. Anschließend gilt diese für DATALINE Lohnabzug als versandt und wird nicht in weitere Monate fortgeführt, Sie erhalten auch keine Versanderinnerungen mehr.

Diese Option ist nur möglich für noch nicht versendete oder bereits abgewiesene Meldungen.

1. Markieren Sie die gewünschte Meldung im Abschluss.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Status.
3. Klicken Sie auf Manuell versandt.

Über denselben Weg können Sie dies wieder rückgängig machen - hierfür wählen Sie stattdessen Onlineversand.

Die Meldung ging auf dem Versandweg verloren

In sehr seltenen Fällen kann eine Meldung beim Empfänger verloren gegangen sein. In diesem Fall können Sie die bereits versendete Meldung markieren und in der Seitenleiste über Erneut versenden nochmals mit identischem Inhalt (aber neuer Dateifolgenummer) verschicken.