KEA-Verfahren (Kurzarbeitergeld)

Überblick

Das KEA-Verfahren (Kurzarbeitergeld-elektronisches-Abrechnungsverfahren) ist das standardisierte elektronische Verfahren zur Abrechnung von Kurzarbeitergeld (KUG) und Saison-Kurzarbeitergeld (S-KUG) mit der Bundesagentur für Arbeit.

Seit dem 1. Januar 2021 ist die elektronische Abrechnung über das KEA-Verfahren für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die bisherigen Papierformulare wurden damit abgelöst.

Zweck und Vorteile

Hauptzweck

Das KEA-Verfahren dient der:

• Monatlichen Abrechnung des Kurzarbeitergeldes
• Beantragung der Leistungen bei der Bundesagentur für Arbeit
• Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge
• Jahresabrechnung der Kurzarbeiterleistungen

Vorteile des elektronischen Verfahrens

• Schnellere Bearbeitung: Elektronische Datenübermittlung beschleunigt die Abwicklung
• Geringere Fehlerquote: Automatische Plausibilitätsprüfungen vermeiden Fehler
• Transparenz: Nachvollziehbare Abrechnung und Statusabfragen
• Zeitersparnis: Keine manuelle Formularerstellung erforderlich
• Direkte Schnittstelle: Nahtlose Integration in die Lohnabrechnung

Anwendungsbereiche

Kurzarbeitergeld (KUG)

Das reguläre Kurzarbeitergeld wird über das KEA-Verfahren abgerechnet bei:

• Konjunkturellem Arbeitsausfall
• Betrieblichen Umstrukturierungen
• Wirtschaftlichen Schwierigkeiten
• Außergewöhnlichen Ereignissen (z. B. Pandemien, Naturkatastrophen)

Saison-Kurzarbeitergeld (S-KUG)

Speziell für das Baugewerbe und verwandte Branchen während der Schlechtwetterzeit (üblicherweise 1. Dezember bis 31. März):

• Witterungsbedingter Arbeitsausfall
• Winterbeschäftigungsumlage
• Mehraufwendungen für Winterbaumaßnahmen

Technische Umsetzung

Datenübermittlung

Die Übermittlung der Daten erfolgt über Olümp.

Erforderliche Stammdaten

Für die korrekte Abrechnung über das KEA-Verfahren sind folgende Stammdaten erforderlich:

• Betriebsnummer der beschäftigenden Betriebsstätte
• Versicherungsnummer der Arbeitnehmer
• Aktenzeichen der Kurzarbeit (von der Agentur für Arbeit)
• Steuerklasse
• Kinderfreibeträge
• Personengruppenschlüssel
• Sollarbeitszeiten

Monatliche Abrechnung

Abrechnungszeitraum

Die monatliche Abrechnung erfolgt für:

• Den Abrechnungsmonat, in dem Kurzarbeit stattgefunden hat
• Bis zum 15. des Folgemonats (Einreichungsfrist)
• Nachträgliche Korrekturen sind durch Stornoabrechnungen möglich

Inhalt der monatlichen Abrechnung

Die KEA-Datei enthält folgende Informationen:

Arbeitgeberangaben:

• Betriebsnummer
• Aktenzeichen der Kurzarbeit
• Abrechnungszeitraum
• Bankverbindung für Erstattung

Arbeitnehmerangaben:

• Versicherungsnummer
• Name, Vorname, Geburtsdatum
• Steuerklasse
• Leistungsgruppe (mit/ohne Kind)
• Personengruppenschlüssel

Entgeltangaben:

• Soll-Entgelt (ohne Kurzarbeit)
• Ist-Entgelt (mit Kurzarbeit)
• Ausfallstunden
• Kurzarbeitergeld
• Sozialversicherungsbeiträge

Berechnung im System

Das Programm berechnet automatisch:

1. Soll-Entgelt: Entgelt, das ohne Arbeitsausfall erzielt worden wäre
2. Ist-Entgelt: Tatsächlich gezahltes Entgelt während Kurzarbeit
3. Differenzentgelt: Soll-Entgelt minus Ist-Entgelt
4. Leistungsbetrag: 60% bzw. 67% des pauschalierten Nettodifferenzentgelts
5. Erstattungsfähige SV-Beiträge: Fiktivlohn als Basis

Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge

Grundprinzip

Der Arbeitgeber kann die von ihm getragenen Sozialversicherungsbeiträge erstatten lassen:

Beitragsberechnung während Kurzarbeit:

• Grundlage: 80% des Differenzentgelts (sog. Fiktivlohn)
• Normalerweise trägt der Arbeitgeber 50% der Gesamtbeiträge
• Diese Arbeitgeberbeiträge können unter bestimmten Voraussetzungen erstattet werden

Erstattungsfähige Beiträge

Erhöhte Erstattung bei Weiterbildung

Wenn Arbeitnehmer während der Kurzarbeit an qualifizierenden Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen:

• 100% Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge (statt nur hälftig)
• Gilt für die Dauer der Weiterbildung
• Weiterbildung muss mindestens 50% der Ausfallzeit umfassen
• Kennzeichnung im Stammdatensatz erforderlich

Jahresabrechnung

Abgabefrist

Die Jahresabrechnung muss bis zum 31. März des Folgejahres bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden.

Inhalt der Jahresabrechnung

Die Jahresabrechnung fasst zusammen:

• Alle monatlichen Abrechnungen des Kalenderjahres
• Korrekturen und Nachberechnungen
• Endgültige Feststellung der Leistungsansprüche
• Ausgleich von Über- und Unterzahlungen

Praktische Anwendung im Programm

Einrichtung der Kurzarbeit

Schritt 1: Anzeige bei der Agentur für Arbeit

• Kurzarbeit bei der zuständigen Agentur für Arbeit anzeigen
• Aktenzeichen von der Agentur erhalten
• Genehmigung abwarten

Schritt 2: Erfassung im Programm

• Aktenzeichen im Betriebsstamm hinterlegen
• Beginn und voraussichtliches Ende der Kurzarbeit erfassen

Schritt 3: Arbeitnehmerstammdaten

• Bei Bedarf: Weiterbildung während KUG markieren
• Bei S-KUG: Meister/Polier-Kennzeichen setzen

Monatliche Erfassung

In der Entgeltabrechnung:

1. Soll-Arbeitszeit hinterlegen
2. Ist-Arbeitszeit erfassen (tatsächlich gearbeitet)
3. Ausfallstunden werden automatisch berechnet
4. Kurzarbeitergeld wird automatisch ermittelt
5. SV-Beiträge werden automatisch berechnet

Erstellung der KEA-Datei:

• Nach Abschluss der Lohnabrechnung
• Automatische Generierung aus den Abrechnungsdaten
• Prüfung der Plausibilität durch das Programm
• Übermittlung an die Bundesagentur für Arbeit

Besonderheiten nach Kurzarbeitsarten

Konjunkturelles Kurzarbeitergeld (KUG)

• Erstattung SV-Beiträge: Hälftig oder vollständig bei Weiterbildung
• Höchstdauer: 12 Monate (kann verlängert werden)
• Geltungsbereich: Alle Branchen
• Voraussetzung: Erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall

Saison-Kurzarbeitergeld (S-KUG)

• Geltungszeitraum: 1. Dezember bis 31. März (Schlechtwetterzeit)
• Branchen: Baugewerbe und verwandte Wirtschaftszweige
• Besonderheit: Keine SV-Beitragserstattung bei Meistern/Polieren
• Zusatzleistungen: Winterbeschäftigungsumlage, Mehraufwendungen

Transfer-Kurzarbeitergeld

• Zweck: Beschäftigungssicherung bei Transfergesellschaften
• Dauer: Bis zu 12 Monate
• Besonderheit: Kombination mit Qualifizierungsmaßnahmen
• Erstattung: Vollständige SV-Beitragserstattung bei Qualifizierung

Meldepflichten und Fristen

Monatliche Meldung

Aufbewahrungspflichten

Folgende Unterlagen sind aufzubewahren:

• Arbeitszeitnachweise: 6 Jahre
• KEA-Abrechnungen: 6 Jahre
• Bewilligungsbescheide: 6 Jahre
• Korrespondenz mit der BA: 6 Jahre
• Jahresabrechnungen: 10 Jahre

Kontrolle und Prüfung

Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit

Die Bundesagentur für Arbeit kann:

• Abrechnungen prüfen: Plausibilitätsprüfungen und Detailprüfungen
• Vor-Ort-Prüfungen: Überprüfung der Arbeitszeitnachweise
• Nachforderungen: Bei festgestellten Fehlern oder Unregelmäßigkeiten

Vorbereitung auf Prüfungen

• Vollständige und korrekte Arbeitszeitnachweise führen
• Dokumentation der Kurzarbeitsgründe
• Nachweise über Weiterbildungsmaßnahmen
• Korrespondenz mit Arbeitnehmern und Betriebsrat

Weiterführende Informationen

Ausführliche Informationen zum KEA-Verfahren finden Sie bei:

• Bundesagentur für Arbeit: www.arbeitsagentur.de
• GKV-Spitzenverband: Informationen zu sv.net
• Deutsche Rentenversicherung: DSRV-Portal und technische Hinweise

Zusammenfassung

Das KEA-Verfahren ist das zentrale elektronische Abrechnungsverfahren für:

• Kurzarbeitergeld (KUG): Bei konjunkturellem Arbeitsausfall
• Saison-Kurzarbeitergeld (S-KUG): Für das Baugewerbe in der Schlechtwetterzeit

Wichtigste Merkmale:

• Elektronische Abrechnung über sv.net oder DSRV-Portal
• Monatliche Abrechnung bis zum 15. des Folgemonats
• Automatische Berechnung und Übermittlung durch das Programm
• Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge möglich

Vorteile:

• Schnellere Bearbeitung und Auszahlung
• Geringere Fehlerquote durch automatische Prüfungen
• Transparente Abrechnung
• Nahtlose Integration in die Lohnabrechnung