Erste Schritte

Erste Schritte nach der Installation

① Einrichtung der Firmendaten

Für die betriebliche Lohnabrechnung mit DATALINE Lohnabzug sind zunächst die für die Lohnabrechnung relevanten Firmendaten zu erfassen. Dies sind die abrechnungsrelevanten Arbeitgeberangaben. Hierfür steht Ihnen unserer praktischer Firmenassistent zur Verfügung, der Sie schrittweise durch die Erfassung führt.

Neben der Anschrift und Bankverbindung des Betriebes sind dies auch verschiedene „Ordnungsmerkmale“ (wie Steuernummer, Betriebsnummer oder Unternehmensnummer), die für die betriebliche Lohnabrechnung benötigt werden. Daneben sind noch einige weitere Angaben vorzunehmen, wie das zuständige Betriebsstättenfinanzamt, die jeweiligen Krankenkassen, mit denen zusammengearbeitet wird und die jeweils zuständige Berufsgenossenschaft (Unfallversicherungsträger).

Wechseln Sie in ‣ Firmendaten ‣ Firma und klicken Sie am oberen Fensterrand auf die Schaltfläche Neue Firma.

Sie können über die Schaltflächen Weiter und Zurück (oder über die Schaltflächen am linken Rand) zwischen den Seiten des Assistenten wechseln. Erklärungen zu jedem Eingabefeld erhalten Sie durch das Zeigen mit der Maus darauf in der Seitenleiste. Beachten Sie, dass nur hellgelb hinterlegte Felder Pflichtfelder sind. Auf der letzten Seite können Sie die Firma durch Klick auf Übernehmen speichern.

Weitere Informationen über die Erfassung von Firmendaten erhalten Sie im Kapitel Firmendaten.

Beispiel für den Dialog zu den grundlegenden Eckdaten des Betriebes

② Einrichtung der Personaldaten

Nachdem alle abrechnungsrelevanten Firmendaten erfasst sind, können Sie mit der Erfassung der Personaldaten (Arbeitnehmer) beginnen. Auch hier werden Sie von einem Eingabe-Assistenten unterstützt, der schrittweise die abrechnungsrelevanten Personaldaten abfragt. Dies sind unter anderem die Adress- und Bankdaten des Mitarbeiters, persönliche Ordnungsmerkmale (Versicherungsnummer und Steuer-ID), Angaben zur Krankenversicherung, die versicherungsrechtliche Einordnung (Beschäftigungsart), sowie Angaben zur Vergütung und zur Arbeitszeit.

Wechseln Sie in ‣ Personaldaten ‣ Person und klicken Sie am oberen Fensterrand auf die Schaltfläche Neue Person.

Die Bedienung des Assistenten ist analog zum Firmen-Assistenten.

Weitere Informationen über die Erfassung von Personaldaten erhalten Sie im Kapitel Personaldaten.

Beispiel für den Dialog zu den Angaben zur Beschäftigung eines Arbeitnehmers

③ Erfassung der Einkünfte

Alle Einkünfte der Arbeitnehmer werden im Personalstamm erfasst und von DATALINE Lohnabzug automatisch für die Erstellung von Abrechnungen benutzt. Die Abrechnungen selbst müssen nicht manuell bearbeitet werden; alle Änderungen erfolgen aus dem Personalstamm heraus und DATALINE Lohnabzug nimmt Ihnen komplexe Entscheidungen wie Aufrollungsperioden, Korrekturzeiträume und vieles mehr komplett ab.

Wechseln Sie in ‣ Personaldaten ‣ Einkünfte / Lohnarten und wählen Sie den gewünschten Arbeitnehmer in der unteren Liste aus. Stellen Sie den grünen Monatsumschalter oben rechts durch Klick auf den gewünschten Monat, ab dem die Einkunft ausgezahlt werden soll. Klicken Sie dann oben links auf Neu, um eine neue Einkunft zu erfassen.

Um beispielsweise ein festes Monatsgehalt zu erfassen, wählen Sie als Lohnart Gehalt und geben Sie den gewünschten Betrag in das dafür vorgesehene Feld ein.

Nach Eingabe der erforderlichen Eckdaten klicken Sie am oberen Fensterrand auf Speichern. Sie sehen eine Übersicht über alle Änderungen die Sie gemacht haben. Zum Bestätigen klicken Sie auf Übernehmen.

Weitere Informationen über die Erfassung von Einkünften erhalten Sie im Kapitel Einkünfte / Lohnarten.

Beispiel für die Erfassung eines Gehaltes in Höhe von 4.500,00 €, welches ab Januar 2024 monatlich ausgezahlt wird.

④ Erstellung der Abrechnungen

Wie bereits erwähnt ist die Erstellung der Abrechnungen unkompliziert, da alle erforderlichen Angaben bereits gemacht wurden.

Wechseln Sie in ‣ Abrechnung ‣ Abrechnung und wählen Sie den (oder die) gewünschten Arbeitnehmer in der Liste aus. Klicken Sie dann in der Seitenleiste auf Abrechnen.

Die Auszahlungs- und Bruttobeträge erscheinen in der Liste und die Abrechnung ist abgeschlossen.

Weitere Informationen über die Abrechnung erhalten Sie im Kapitel Abrechnung.

Beispielhafte Übersichtsliste der Abrechnungen einer Firma

⑤ Dokumenteneinsicht und Meldungsversand

Während der vorherigen Schritte hat DATALINE Lohnabzug für Sie im Hintergrund die nötigen Dokumente, beispielsweise Abrechnungsausdrucke und Meldungen erstellt. Sie finden alle Dokumente im Abschluss:

Wechseln Sie in ‣ Abrechnung ‣ Abschluss. Wählen Sie die gewünschte Dokumenten-Kategorie, beispielsweise Gehaltsabrechnung, markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie in der Seitenleiste auf Drucken. Sie erhalten dann eine Vorschau des Dokuments, welches Sie auf einen Drucker ausgeben können. Alternativ können Sie in der Seitenleiste auf Exportieren und dann PDF (einzeln) klicken, um das Dokument als PDF-Datei auszugeben.

Hier findet auch der Meldungsversand statt, der komplett in DATALINE Lohnabzug integriert ist. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Onlinekommunikation.

Weitere Informationen über den Abschluss erhalten Sie im Kapitel Abschluss.

Beispielhafte Liste der erstellen Dokumente und Meldungen einer Firma

⑥ Monatsabschluss

Nachdem Sie die Abrechnungsergebnisse geprüft und versendet haben, können Sie den Monatsabschluss durchführen und in den nächsten Monat wechseln. Die Ergebnisse werden dadurch festgeschrieben und Sie können mit der Erfassung des Folgemonats beginnen.

Im selben Menüpunkt ( ‣ Abrechnung ‣ Abschluss) klicken Sie am oberen Fensterrand auf Monatswechsel durchführen.

Weitere Informationen über den Monatswechsel erhalten Sie im Kapitel Monatswechsel.

Hinweisdialog zum Monatsabschluss und damit Wechsel zum nächsten Monat

Sind nicht alle Voraussetzungen für einen Monatswechsel erfüllt, weist DATALINE Lohnabzug Sie auf ausstehende Arbeiten oder notwendige Korrekturen hin.

Hinweisdialog zu einem noch nicht möglichen Monatsabschluss mit den noch offenen/unerfüllten Anforderungen.

⑦ weiter geht’s…

Nach der initialen Anlage der Firmen- und Personaldaten und dem ersten Monatsabschluss ist der schwierigste Teil erledigt. Ergeben sich keine weiteren Änderungen in der Beschäftigung Ihrer Arbeitnehmer, müssen Sie jetzt monatlich nur noch die Abrechnungen erstellen (siehe Schritt 4) und die Dokumente drucken bzw. versenden (siehe Schritt 5). Durch die Vielzahl von Automatismen nimmt DATALINE Lohnabzug Ihnen eine Menge manueller Arbeit ab.

An dieser Stelle möchten wir Sie auf weitere häufig benötigte Funktionen von DATALINE Lohnabzug verweisen:

Außerdem möchten wir Sie hier noch mal auf die Wichtigkeit einer Datensicherung aufmerksam machen. Ein Verlust von Lohndaten (z.B. durch Ausfall der Festplatte) hat nicht nur kostspielige Nacharbeiten zur Folge, sondern kann auch den Verlust von unwiederbringlichen Daten wie Zertifikaten zur Folge haben. DATALINE Lohnabzug hat eine integrierte Datensicherung, deren Benutzung wir unbedingt empfehlen. Sie erfahren mehr darüber im Kapitel Datensicherung.