Aufrollung
Was bedeutet eine Aufrollung in der Gehaltsabrechnung?
Eine Aufrollung ist ein Korrekturlauf bereits abgerechneter Monate.
Eine solche Aufrollung erfolgt programmseitig immer dann, wenn sich Änderungen zu der Abrechnung, also der bereits abgerechneten Zeiträume, ergeben.
Dies kann beispielsweise eine bislang nicht erfasste Beitragssatzänderung sein, aber auch eine nachträgliche Erfassung von Abwesenheitszeiten (Krankheit oder Urlaub).
Durch die Aufrollung erfolgt dann eine automatische Korrektur für einen oder mehrere Abrechnungsmonate.
Unter Umständen ergibt sich dabei eine Entgeltdifferenz, welche dann mit der laufenden (aktuellen) Abrechnung verrechnet wird (Aufrollungsdifferenz).
Warum wird die Korrektur über eine Aufrollung durchgeführt?
Der Grund für den Vorgang der Aufrollung liegt in der korrekten Steuer- und Beitragsberechnung:
So gilt in der Sozialversicherung beispielsweise das Entstehungsprinzip, welches besagt, dass die Beiträge für den Abrechnungszeitraum zu zahlen sind, für den sie entstanden sind.
Daher sind etwaige Korrekturen auch für diesen Entstehungszeitraum vorzunehmen und die Zeiträume ggf. aufzurollen.
Die Lohnabrechnung hat zudem einen Dokumentencharakter, sodass die Lohnabrechnungsstelle keine falschen Abrechnungen vernichten oder überarbeiten darf.
Eine Lohnabrechnung dient als Nachweis für Sozialleistungen, als Verdienstnachweis bei Banken und für ähnliche Anlässe, deshalb ist eine korrekte Lohnabrechnung äußerst wichtig.
Muss im Falle einer falschen Auszahlung eine Korrektur vorgenommen werden, ist der Vorgang über eine Aufrollung für alle Beteiligten besser nachvollziehbar.
Wann werden Aufrollungen durchgeführt?
Bei Änderungen, die sich auf eine Abrechnung in einem bereits abgeschlossenen Monat auswirken (siehe auch das Kapitel Monatswechsel), wird in DATALINE Lohnabzug automatisch eine Aufrollung durchgeführt.
Das Programm erzeugt dann eine neue Korrektur-Abrechnung nach den aktuellen Gegebenheiten, welche im Abschluss zur Verfügung gestellt wird.
Natürlich werden diese Korrekturen, zum Beispiel im Lohnkonto, dokumentiert.
In diesem Beispiel wurde im Abrechnungsmonat April eine Einkunft rückwirkend ab Februar geändert.
DATALINE Lohnabzug hat automatisch Korrekturabrechnungen für Februar und März erzeugt.
Da der aktuelle Monat noch nicht abgeschlossen ist, wurde die Aprilabrechnung direkt geändert, ohne eine separate Korrektur zu erzeugen.
Korrekturabrechnungen werden auf den Ausdrucken entsprechend gekennzeichnet.
Die Differenzsumme wird wiederum auf der aktuellen Abrechnung (im Beispiel April) ausgegeben als automatischer Bezug/Abzug Differenzsumme aus Korrekturen.
Werden Korrekturabrechnungen erzeugt, erhalten Sie darüber eine Benachrichtigung.
Rückmeldungen
Elektronische Rückmeldungen, welche von DATALINE Lohnabzug empfangen werden, haben unter Umständen Einfluss auf die Abrechnung.
Diese werden zentral gesammelt und können im Programm unter
‣ Abrechnung ‣ Rückmeldungen eingesehen werden.
In der linken Spalte werden die Rückmeldungen aufgelistet.
In der rechten Spalte werden die Details der links ausgewählten Rückmeldung angezeigt.
Übernahme
Jede Rückmeldung muss “übernommen” werden: Hierbei wird der Inhalt der Rückmeldung in die Stammdaten des Programms eingepflegt.
Üblicherweise geschieht dies automatisch, sodass Sie sich hierum nicht kümmern müssen.
Haben die Daten der Rückmeldung jedoch potentielle Auswirkungen auf Abrechnungen, gibt ihnen DATALINE Lohnabzug die Gelegenheit die Inhalte vorher zu prüfen und sie zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt zu übernehmen.
Solche Rückmeldungen, die noch eine Aktion von Ihnen erfordern, erscheinen auf der Registerseite Aktion erforderlich.
In diesem Beispiel hat die Rentenversicherung eine Gesonderte Meldung 57 angefordert.
Durch Klick auf Übernehmen können Sie die Übernahme der Rückmeldung akzeptieren und damit die dadurch angeforderten Aktionen auslösen.
Ansicht der Rückmeldungen
Auf der Registerseite Rückmeldungen werden Ihnen bereits übernommene Rückmeldungen zur Ansicht dargestellt.
Diese werden für einen bestimmten Zeitraum angezeigt, dessen Grenzen Sie über die Monatsumschalter oben rechts einstellen können.
Auch automatisch übernommene Rückmeldungen werden hier angezeigt.
Sie können sehen, wann eine Rückmeldung übernommen wurde, sowie welche Daten in der Rückmeldung enthalten waren.
In diesem Beispiel sehen Sie eine übernommene Lieferung der UV-Stammdaten zusammen mit einer Übersicht der gelieferten Gefahrentarifstellen.
Verwaiste Rückmeldungen
“Verwaiste” Rückmeldungen sollten im normalen Betrieb nicht auftreten und werden auf der Registerseite Verwaiste Rückmeldungen aufgelistet.
Dies sind solche Rückmeldungen, zu denen DATALINE Lohnabzug die nötigen Stammdaten nicht finden konnte.
Als Beispiel könnte eine Rückmeldung für einen bestimmten Arbeitnehmer empfangen werden, welcher in der lokalen Datenbank nicht vorhanden ist.
Mögliche Gründe für verwaiste Rückmeldungen sind:
- Das Rückspielen einer Datensicherung, in der die nötigen Daten nicht vorhanden waren.
- Der parallele Versand aus einem anderen Lohnprogramm mit demselben Zertifikat (hiervon wird dringend abgeraten).
- Die Änderung eines nötigen Ordnungskriteriums in den Stammdaten (unwahrscheinlich, da die Ordnungskriterien üblicherweise intern sind und nicht geändert werden können).
- Ein Fehler seitens des Absenders der Meldung.
- Ein anderweitiger Programmfehler.
Üblicherweise können verwaiste Rückmeldungen ignoriert werden, da sie keine Relevanz für den Datenbestand haben.
Sollten Sie jedoch eine erwartete Rückmeldung nicht erhalten haben, könnte es sein, dass sie in der Liste verwaister Rückmeldungen zu finden ist.
Sie sollten bei der Verarbeitung einer verwaisten Rückmeldung eine Benachrichtigung erhalten, in der weitere Informationen über die Rückmeldung enthalten sind.
Im Zweifel sollten Sie sich zur genaueren Prüfung an unseren Kundendienst wenden.
Abschluss
Beschreibung
Der Abschluss ist die Sammlung aller Dokumente und Meldungen, die monatlich von DATALINE Lohnabzug bereitgestellt werden.
Dies betrifft unter anderem Lohnabrechnungen, Meldungen der SV und Steuer und druckbare Berichte.
Der Name rührt daher, dass Sie diesen Bereich nach dem Abschluss Ihrer monatlichen Aufgaben (Erfassung und Abrechnung) betreten und die Ergebnisse davon einsehen können.
Dies ist der Ort an dem Sie unter anderem:
- Abrechnungen und andere Dokumente ausdrucken oder exportieren,
- Meldungen versenden,
- Zahlungen einsehen und SEPA-Dateien erzeugen und
- den Monatswechsel durchführen.
Um in den Abschluss zu gelangen, klicken Sie im linken Menü zuerst auf Abrechnung, dann auf Abschluss.
Der Abschluss öffnet sich immer für den aktuellen Abrechnungsmonat der ausgewählten Firma.
Ansichten
Im Abschluss sehen Sie die Dokumente der aktuell ausgewählten Firma.
Es gibt drei Ansichtsmodi, die Sie für die Auflistung der Dokumente benutzen können.
Zwischen diesen können Sie am oberen Fensterrand wechseln.
- Aktuell (Standard): Dies zeigt Ihnen die Dokumente des aktuellen Abrechnungsmonats an (dieser ist im grünen Monatsumschalter oben rechts einsehbar).
Die Liste der Dokumente wird sich, während Sie an der Firma arbeiten und beispielsweise Abrechnungen erstellen und Rückmeldungen verarbeiten, ändern.
Es wird immer der aktuelle Stand angezeigt; für den Fall dass Sie ein Dokument drucken und dieses sich im Anschluss ändert, wird das Druckdatum rot markiert und das Dokument wird in der speziellen Kategorie Nach Druck geändert aufgeführt.
- Vergangene Zeiträume: Hier sehen Sie Dokumente von bereits abgeschlossenen Monaten.
Diese Ansicht ist festgeschrieben und wird nicht mehr nachträglich geändert (stattdessen werden Korrekturen in den aktuellen Abrechnungsmonat abgelegt, wenn nötig).
Den angezeigten Monat können Sie über den grünen Monatsumschalter oben rechts einstellen.
Sie können auch mehrere Monate innerhalb eines Zeitraums anzeigen, indem Sie die Option Zeitraum-Ansicht aktivieren: Es erscheinen dann zwei Monatsumschalter für den Start- und Ende-Zeitraum.
- Meldearchiv: Hier sehen Sie alle Meldungen über mehrere Monate.
Standardmäßig werden hier alle Meldungen des aktuellen Abrechnungsjahres aufgelistet, Sie können diesen Zeitraum jedoch über die Monatsumschalter oben rechts einstellen.
Übersicht
Da der Abschluss eine Vielzahl von Dokumenten bereitstellt, werden diese der Übersicht halber in Kategorien zusammengefasst.
Beim Start des Abschlusses gelangen Sie zur Übersicht, die alle Kategorien auflistet - dies ist vergleichbar mit einer Ordneransicht.
Es werden nur solche Kategorien angezeigt, für die es auch Dokumente gibt.
Eine Beschreibung der möglichen Kategorien befindet sich hier.
Oben in der Übersicht befinden sich einige Spezialkategorien:
- Alle Ergebnisse: Die komplette Auflistung aller Dokumente. Möchten Sie diese Ansicht standardmäßig statt der Übersicht sehen, können Sie in den Einstellungen (Firmenumschalter > Einstellungen) unter Abschluss die Initiale Ansicht auf Alle Ergebnisse (Liste) stellen.
- Nur versandfähige: Alle Dokumente, die versendet werden können.
- Nicht gedruckt: Alle Dokumente, die noch nicht gedruckt bzw. exportiert oder per Mail versendet wurden.
- Nicht versandt: Alle Dokumente, die versendet werden können aber noch nicht versandt wurden.
- Versand später: Alle Dokumente, die erst später versandt werden können, beispielsweise aufgrund eines frühesten Versanddatums. Diese Kategorie erscheint nur, wenn es Dokumente mit einer Versandsperre gibt.
- Nach Druck geändert: Dokumente, die bereits gedruckt bzw. exportiert, aber anschließend geändert wurden. Dies sind beispielsweise Abrechnungen, die Sie bereits an Ihre Mitarbeiter ausgehändigt haben, und bei denen sich nachträglich eine Änderung in den Lohnarten ergeben hat. Nach einem erneuten Druck verschwindet das Dokument aus der Kategorie. Diese Kategorie erscheint nur, wenn es entsprechende Einträge gibt.
- Gelöscht: Diese Kategorie erscheint nur, wenn es gelöschte Einträge gibt. Für eine Erläuterung sehen Sie hier.
Dokumentenliste
Sie können auf einen der Einträge in der Übersicht klicken, um eine Auflistung aller Dokumente dieser Kategorie zu sehen.
In der dargestellten Liste sehen Sie die Art des Dokuments sowie eine Bezeichnung, die den Inhalt des Dokuments zusammenfasst.
Außerdem sehen Sie den Zeitraum, für den das Dokument gültig ist, eine eventuelle Abgabefrist, den Dokumentenstatus und bei bereits versendeten Meldungen die Annahmestelle.
Durch Klick auf den blauen Knopf Zurück zur Übersicht gelangen Sie jederzeit zurück zur Übersicht.
Um weitere Informationen über einen Eintrag einzusehen, können Sie darauf doppelklicken.
Der Inhalt des Dokuments kann über die Druckfunktion eingesehen werden.
Dokumentenstatus
Der Dokumentenstatus ist bei Meldungen und Abrechnungen verfügbar.
Diese Dokumente werden zusätzlich auf Korrektheit geprüft.
Folgende Status sind möglich:
- wird geprüft: Das Dokument wird im Hintergrund geprüft. Verwenden Sie den Aktualisieren-Knopf oben links, um den Status zu aktualisieren.
- geprüft - OK: Die Dokumentprüfung war erfolgreich.
- geprüft - Fehler: Das Dokument ist fehlerhaft. Doppelklicken Sie auf dieses, um den Fehler anzuzeigen.
Bei einer fehlerhaften Meldung kann diese nicht versandt werden.
Bei einer fehlerhaften Abrechnung kann kein Monatswechsel durchgeführt werden.
- versandt - OK: Die Meldung wurde versandt aber es wurde noch keine Rückmeldung empfangen.
Es erscheint ein gelbes Pfeil-Symbol, um zu signalisieren, dass hier noch eine Rückmeldung erwartet wird.
Eine Meldung kann üblicherweise bis zu eine Woche in diesem Status verbleiben, bei längerer Wartezeit sollten Sie den zuständigen Empfänger kontaktieren.
Je nach Meldungsart wird in Klammern die verwendete Dateifolgenummer angezeigt.
- versandt - Fehler: Die Meldung wurde versandt aber vom Empfänger abgeweisen.
Je nach Meldungsart wird in Klammern die verwendete Dateifolgenummer angezeigt.
Doppelklicken Sie auf die Meldung, um den zurückgemeldeten Fehler anzuzeigen.
Nachdem das Problem in den Stammdaten korrigiert wurde, wird die Meldung neu erzeugt.
- angenommen: Die Meldung wurde versandt und vom Empfänger angenommen.
Je nach Meldungsart wird in Klammern die verwendete Dateifolgenummer angezeigt.
Seitenleiste
Wie üblich enthält die Seitenleiste die Aktionen, die Sie auf die derzeit ausgewählten Einträge anwenden können, beispielsweise Druck oder Versand.
Zusätzlich sehen Sie hier nochmals die Kategorien, die auch in der Übersicht sichtbar sind.
Sie können auf eine Kategorie klicken, um schnell zu dieser zu wechseln, ohne erst zurück zur Übersicht gehen zu müssen.
Sie können bestimmte Kategorien in der aktuellen Ansicht ausblenden, indem Sie bei der Kategorie den Haken entfernen.
Um bestimmte Dokumente zu suchen, bietet sich die Filter-Box in der Seitenleiste an.
Meldungsversand
Sehen Sie hier, wie Sie mit dem Abschluss Meldungen versenden.
Monatswechsel
Sehen Sie hier, wie Sie mit dem Abschluss den Abrechnungsmonat wechseln.
Unterabschnitte von Abschluss
Meldungsversand
DATALINE Lohnabzug kann Meldungen an Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Empfänger elektronisch übertragen.
Diese Übertragung wird stets von Ihnen gestartet.
Die Versandfunktion ist komplett in DATALINE Lohnabzug integriert und es ist, im Gegensatz zu vielen anderen Lohnprogrammen, keine zusätzliche Software erforderlich.
Der Versand aller Meldungen, unabhängig ihres Typen und Empfängers, wird zentral über den Abschluss durchgeführt.
Die elektronische Übertragung ist heutzutage für die meisten Betriebe verpflichtend.
Für einige Meldungen gibt es Abgabefristen, welche bei Versäumnis Schätzungen und Säumniszuschläge zur Folge haben können.
DATALINE Lohnabzug erinnert Sie an solche Fristen über Benachrichtigungen und die Ansicht Zu erledigen auf der Startseite.
Voraussetzungen
Einige Meldungen werden erst mit der Abrechnung erstellt.
Für die vollständige Auflistung der Meldungen ist es erforderlich, dass alle Abrechnungen erstellt worden sind.
Vor dem Erstellen der Abrechnung sollten für den jeweiligen Mitarbeiter keine Meldungen versandt werden, um unnötige Korrekturen zu vermeiden.
Eine Meldung kann nur versendet werden, wenn sie erfolgreich geprüft wurde.
Steht der Dokumentenstatus auf geprüft - Fehler, müssen Sie den Fehler zunächst beseitigen, indem Sie die genaue Fehlermeldung per Doppelklick einsehen und dann die nötigen Änderungen im Stamm vornehmen.
Der Meldungsversand ist nur aus dem aktuellen Abrechnungsmonat möglich.
Wenn die Option zum Versenden im Abschluss fehlt, wechseln Sie bitte auf die Ansicht Aktuell.
Für den Versand ist es einmalig nötig, Absenderdaten und unter Umständen Versandzertifikate zu hinterlegen.
Für eine Anleitung klicken Sie hier.
Ablauf
- Stellen Sie sicher, dass im Firmenumschalter oben links die gewünschte Firma ausgewählt ist.
- Wechseln Sie in den Abschluss über das Menü, indem Sie erst auf Abrechnung und dann auf Abschluss klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Ansicht Aktuell befinden.
- Wählen Sie die gewünschte Kategorie der Meldung, die Sie versenden möchten. Alternativ klicken Sie auf die Kategorie Nicht versandt, um alle noch zu versendenden Meldungen aufzulisten. Wird diese Kategorie nicht angezeigt, gibt es keine zu versendenden Meldungen.
- Markieren Sie die gewünschten Meldungen. Mit gedrückter Strg-Taste lassen sich mehrere Meldungen markieren. Mit Strg+A markieren Sie alle Meldungen.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Versenden.
- Bestätigen Sie die Rückfrage.
Nach erfolgtem Versand wechselt der Dokumentenstatus von geprüft - OK auf versandt - OK und erhält ein gelbes Pfeil-Symbol.
Die Meldungen sind jetzt auf dem Weg und DATALINE Lohnabzug wartet auf eine Rückmeldung (dies kann, je nach Empfänger und Meldungsart, bis zu einer Woche dauern).
Nach erfolgter Rückmeldung ändert sich der Status auf angenommen mit einem grünen Haken, und der Meldungsversand ist abgeschlossen.
Sie können DATALINE Lohnabzug selbstverständlich beenden und Ihren Computer ausschalten, während auf Rückmeldungen gewartet wird.
Je nach Meldungsart kann der Status beim Versand auch direkt auf angenommen wechseln, dann ist keine Rückmeldung erforderlich.
Versandreihenfolge
Manche Meldungen müssen in einer bestimmten Reihenfolge versendet werden.
Dies übernimmt DATALINE Lohnabzug automatisch für Sie, wenn Sie mehrere Meldungen markieren und gesammelt versenden.
Wenn Sie Meldungen einzeln versenden, kann es passieren, dass DATALINE Lohnabzug den Versand ablehnt, weil die Versandreihenfolge nicht eingehalten wurde.
Die nötigen Versandreihenfolgen umfassen insbesondere:
- SV-Meldungen müssen in zeitlich korrekter Reihenfolge verschickt werden (Anmeldung vor Abmeldung).
- Ein SV-Meldepaar aufgrund eines Wechsels (31/11; 32/12; 33/13) muss zusammen verschickt werden.
Probleme beim Meldungsversand
Meldung verbleibt im Status: versandt - OK
Die Meldung wurde versandt, es wurde aber noch keine Rückmeldung empfangen.
Bitte geben Sie dem Empfänger mindestens eine Woche Zeit, eine Rückmeldung bereitzustellen.
Prüfen Sie anschließend folgendes:
- Wurden Rückmeldungen abgerufen? Wenn Sie den automatischen Abruf von Rückmeldungen deaktiviert haben, müssen Sie diesen in den empfangenen Daten manuell durchführen.
- Konnte eine Rückmeldung nicht eingelesen werden? Sehen Sie hierfür in den Benachrichtigungen und/oder den empfangenen Daten nach.
- Wurde die Meldung anderweitig abgewiesen? Einige Kommunikationspartner melden aufgrund von technischen Defiziten Fehler nicht über den vorgesehenen Kommunikationskanal sondern stattdessen per E-Mail oder gar postalisch zurück. Bitte prüfen Sie Ihre Postfächer.
- Andernfalls wenden Sie sich bitte an den Empfänger oder an unseren Kundendienst. Kontaktdaten für Empfänger finden Sie auf dessen Webseite (diese kann DATALINE Lohnabzug Ihnen leider nicht anzeigen, da Kontaktinformationen nicht zentral veröffentlicht werden).
Status: versandt - Fehler
Die Meldung wurde vom Empfänger abgewiesen.
Genauere Informationen erhalten Sie durch Doppelklick auf die Meldung.
Je nach Fehler müssen Sie den Stamm korrigieren, anschließend wird automatisch eine neue Meldung im Abschluss bereitgestellt.
Die fehlerhafte Meldung verbleibt im Abschluss und muss nach dem Versand der “Ersatz-Meldung” nicht erneut versandt werden.
Dateifolgenummer nicht lückenlos
Je nach Empfänger wird hier ein anderer Text zurückgemeldet, beispielsweise “DTNR nicht lückenlos aufsteigend”.
Dies kann passieren, wenn Sie mit denselben Absenderdaten (also demselben Zertifikat) in mehreren Programmen Meldungen verschicken.
Der Fehler ist außerdem durch das Einspielen einer Datensicherung zu erwarten.
Sie müssen für die jeweilige Annahmestelle die Dateifolgenummer korrigieren.
Die korrekte Nummer erfahren Sie durch Rücksprache mit der Annahmestelle, in einigen Fällen wird auch ein Zurücksetzen der Nummer auf 1 akzeptiert.
Wie Sie die Dateifolgenummer einstellen sehen Sie hier.
Nach der Korrektur versenden Sie die Meldung mit neuer Dateifolgenummer über den Eintrag Erneut versenden in der Seitenleiste.
Ich möchte eine Meldung verwerfen
Nicht mehr benötigte Meldungen werden in der Regel von DATALINE Lohnabzug automatisch verworfen.
Sollten Sie eine Meldung nicht über den üblichen Weg versendet haben oder der Versand nicht nötig sein, können Sie diese im Abschluss als “manuell versandt” markieren.
Anschließend gilt diese für DATALINE Lohnabzug als versandt und wird nicht in weitere Monate fortgeführt, Sie erhalten auch keine Versanderinnerungen mehr.
Diese Option ist nur möglich für noch nicht versendete oder bereits abgewiesene Meldungen.
Warnung
Das Markieren einer Meldung als “manuell versandt” erfolgt auf eigene Gefahr.
Sie sollten diese Option nur verwenden wenn dies vom Empfänger oder unserer Hotline angefordert wurde.
Das Verwerfen von Meldungen kann schwierig zu korrigierende Inkonsistenzen in der Meldekette zur Folge haben.
Wir empfehlen, immer alle Meldungen zu versenden die DATALINE Lohnabzug im Abschluss bereitgestellt hat.
- Markieren Sie die gewünschte Meldung im Abschluss.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Status.
- Klicken Sie auf Manuell versandt.
Über denselben Weg können Sie dies wieder rückgängig machen - hierfür wählen Sie stattdessen Onlineversand.
Die Meldung ging auf dem Versandweg verloren
In sehr seltenen Fällen kann eine Meldung beim Empfänger verloren gegangen sein.
In diesem Fall können Sie die bereits versendete Meldung markieren und in der Seitenleiste über Erneut versenden nochmals mit identischem Inhalt (aber neuer Dateifolgenummer) verschicken.
Warnung
Diese Funktion darf nur bei ausdrücklicher Anforderung des Empfängers benutzt werden, andernfalls führt dies dort zu Chaos.
Berichts-Einstellungen
Berichte können gedruckt, per E-Mail versendet oder in verschiedene Formate (inklusive PDF) exportiert werden.
Als zentrale Stelle für den Berichtsdruck bietet Ihnen der
‣ Abschluss Möglichkeiten, die Berichte zu konfigurieren.
Um zu den Einstellungen für Berichte zu gelangen, wechseln Sie in den Abschluss über das Menü, indem Sie dort auf
‣ Abrechnung ‣ Abschluss und klicken.
Anschließend wählen Sie in der Seitenleiste die Schaltfläche Druck-Einstellungen.
Drucker
Mit der Funktion Schnelldruck in der Berichtsanzeige überspringen Sie die Druckerauswahl.
Hierfür können Sie hier Ihren Standarddrucker einstellen.
Berichtsortierung
Diese Einstellungen werden verwendet, wenn Sie mehrere Dokumente auswählen und sie gemeinsam drucken.
Hierfür können Sie eine gewisse Sortierung vorgeben, um den manuellen Sortieraufwand zu minimieren.
Nach Arbeitnehmer
Wenn Sie Berichte für mehrere Arbeitnehmer drucken, können Sie über die Option Arbeitnehmer sortieren nach einstellen, ob diese nach der Personalnummer (Standard) oder dem Nachnamen des Arbeitnehmers sortiert werden sollen.
Nach Kategorie
In der rechten Spalte sehen Sie eine Liste aller druckbaren Berichte.
Diese werden automatisch nach dieser Reihenfolge gedruckt.
Sie können diese Reihenfolge ändern, indem Sie einen Eintrag mit der Maus an die gewünschte Position ziehen.
Sie können zudem über das Feld Anzahl festlegen, wie viele Kopien des Berichts gedruckt werden sollen.
Entfernen Sie den Haken an einem Bericht, wird dieser niemals ausgedruckt.
Bei einigen Berichtsarten können Sie auch weitere Einstellungen treffen, die das Aussehen und den Inhalt des jeweiligen Berichts betreffen.
Gruppierung
Die Option Ausdrucke gruppieren nach kann verwendet werden, um Berichte nach Arbeitnehmer und SV-Träger zu gruppieren.
Aktivieren Sie einen oder beide Optionen, erscheinen die neuen Einträge Berichte nach Arbeitnehmer und/oder Berichte nach SV-Träger.
Bei aktiver Gruppierung werden alle Berichte für einen jeweiligen Arbeitnehmer/SV-Träger hintereinander gedruckt.
Beispiel ohne Gruppierung:
- Alle Gehaltsabrechnungen
- Alle Meldungen
Beispiel mit Gruppierung nach Arbeitnehmer:
- Gehaltsabrechnung Arbeitnehmer 1
- Meldungen Arbeitnehmer 1
- Gehaltsabrechnung Arbeitnehmer 2
- Meldungen Arbeitnehmer 2
Diese Option ist hilfreich, wenn Sie die Berichte Ihren Arbeitnehmern aushändigen möchten.
Diese müssen dann nicht manuell pro Arbeitnehmer sortiert werden.
Ist die Gruppierung aktiv, können Sie Einträge mit der Maus in die jeweiligen Gruppen hinein- oder herausziehen, um sie zu gruppieren oder nicht zu gruppieren.
Sie können auch die Gruppen selbst an eine andere Position ziehen.
Sie können nur Berichte in eine Gruppe ziehen, in der die Gruppierung logisch ist.
Beispielsweise können Sie eine Sozialversicherungmeldung Betriebsdaten (DEÜV) nicht in Berichte nach Arbeitnehmer ziehen, da ein solcher Bericht keinen Bezug zu einem Arbeitnehmer hat.
Gelöschte Ergebnisse
Ein gelöschtes Ergebnis wird in der Spezialkategorie Gelöscht im Abschluss dargestellt.
Es erscheint nur, wenn Sie diese Spezialkategorie öffnen, und wird sonst nicht angezeigt (auch nicht in der Kategorie Alle Ergebnisse).
Ein gelöschtes Ergebnis wird in der Liste durchgestrichen.
Grund für gelöschte Ergebnisse
Ein gelöschtes Ergebnis macht Sie darauf aufmerksam, dass ein Dokument gedruckt oder verschickt wurde, dieses zum aktuellen Zeitpunkt jedoch nicht mehr existiert.
Es ist sozusagen ein Hinweis darauf, dass sich unter Umständen ein solches Dokument im Umlauf befindet.
Beispiel:
- Sie erstellen eine Abrechnung.
- Sie drucken diese und händigen sie Ihrem Mitarbeiter aus.
- Sie löschen die Abrechnung.
Wie kann ich ein gelöschtes Ergebnis einsehen?
Für ein gelöschtes Ergebnis lässt sich kein Bericht mehr anzeigen, da die Daten dafür nicht mehr vorhanden sind.
Die einzigen Informationen die vorliegen sind Art, Bezeichnung und Datum des Drucks.
Was muss getan werden?
Ein gelöschtes Ergebnis ist lediglich ein Hinweis.
Es ist keine Aktion im Programm nötig.
Das Ergebnis kann ohne Probleme in diesem Zustand verbleiben.
Wird das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut erzeugt (im obigen Beispiel würden Sie die Abrechnung neu erstellen), verschwindet das gelöschte Ergebnis und das Dokument erscheint stattdessen (wenn dieses geändert wurde) unter Nach Druck geändert.
Kategorien
Hier erhalten Sie eine Übersicht über die im Abschluss verfügbaren Dokument-Kategorien.
Bitte beachten Sie, dass die jeweiligen Kategorien nur angezeigt werden, wenn dafür Dokumente bereitstehen.
- A1-Antrag: siehe hier
- AAG-Antrag: siehe hier
- Abfrage einer EAU bei der Krankenkasse o. Versorgungsträger: siehe hier
- Antrag für Kurzarbeitergeld
- Antrag für saisonales Kurzarbeitergeld
- Arbeitgeberkonto Krankenkasse: siehe hier
- Arbeitsbescheinigung: siehe hier
- Arbeitsbescheinigung EU: siehe hier
- Beitragsabrechnungsliste
- Beitragserhebung: siehe hier
- Beitragsnachweis: siehe hier
- Bescheinigung zum Antrag auf Befreiung von der Zuzahlung: siehe hier
- Bescheinigung zum Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz: siehe hier
- Buchungsliste
- EEL: siehe hier
- Elektronische Betriebsprüfung (euBP): siehe hier
- ELStAM: siehe hier
- Elternzeit: siehe hier
- Gehaltsabrechnung: siehe hier
- Gesonderte Meldung 57 Hinderungsgrund: siehe hier
- Haushaltsscheck
- KUG-Krankengeld-Abrechnungsliste
- Lohnbuchungsliste
- Lohnjournal
- Lohnkonto
- Lohnsteuer-Anmeldung: siehe hier
- Lohnsteuer-Bescheinigung: siehe hier
- Nebeneinkommen: siehe hier
- Quittung für Gehaltsabrechnung bei Barzahlung
- Sofortmeldung: siehe hier
- Stammdatenabruf UV: siehe hier
- SV-Meldung: siehe hier
- UV-Lohnnachweis: siehe hier
- Versicherungsnummernabfrage: automatisch versendete elektronische Abfrage der Versicherungsnummer eines Angestellten (Anzeige nur zur Information)
- Zahlungsliste
- Überweisung
- Überweisungsliste
Monatswechsel
Die letzte Tätigkeit in einem Abrechnungszeitraum ist der Monatswechsel.
Mit diesem schließen Sie die aktuelle Abrechnungsperiode ab und wechseln in die folgende Abrechnungsperiode.
Die Dokumente des aktuellen Abschlusses werden festgeschrieben und sind nicht mehr änderbar.
Ein Monatswechsel kann nicht rückgängig gemacht werden.
Bitte stellen Sie sicher, dass alle nötigen Aufgaben abgeschlossen worden sind, bevor Sie in den Folgemonat wechseln.
Voraussetzungen
Um diese Aktion durchführen zu können, müssen Sie alle erforderlichen Arbeiten in der Abrechnungsperiode erledigt haben:
- Abrechnung: Alle beschäftigten Mitarbeiter der Firma müssen abgerechnet sein. Keine der Abrechnungen darf fehlerhaft sein.
- Versand aller SV-Meldungen: Alle SV-Meldungen sollten versandt sein (es müssen allerdings noch keine Rückmeldungen dazu empfangen worden sein). Als Ausnahme können Sie eine unversendete SV-Meldung einmalig in den Folgemonat übernehmen (dies passiert beim Monatswechsel automatisch).
- Versand aller UV-Meldungen: Alle Lohnnachweise und UV-Stammdatenabrufe müssen versandt worden sein.
- Zu erledigen: Aufgaben in der Zu erledigen Ansicht, die zum Monatswechsel fällig sind (oder zum Jahreswechsel, wenn in den Januar gewechselt wird) und solche, die bereits überfällig sind, müssen erledigt worden sein. Dies beinhaltet Meldungen mit Abgabefristen.
- Kenntnisnahme aller Warnungen: Alle ungelesenen Warnungen im Benachrichtigungs-Center müssen gelesen werden.
Für den Jahreswechsel (Wechsel in den Januar des Folgejahres) benötigen Sie eine aktuelle Version von DATALINE Lohnabzug.
Den Wechsel in das Folgejahr schalten wir üblicherweise Ende Dezember mit einem Update frei.
Ob alle Voraussetzungen für den Monatswechsel erfüllt sind, wird durch die Farbe der Schaltfläche Monatswechsel durchführen im Abschluss signalisiert:
- Voraussetzungen erfüllt:
- Voraussetzungen nicht erfüllt (genauere Informationen erhalten Sie durch Klick):
Ablauf
- Stellen Sie sicher, dass im Firmenumschalter oben links die gewünschte Firma ausgewählt ist.
- Wechseln Sie in den Abschluss über das Menü, indem Sie erst auf Abrechnung und dann auf Abschluss klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Ansicht Aktuell befinden.
- Klicken Sie am oberen Fensterrand auf die Schaltfläche Monatswechsel durchführen.
- Beachten Sie unter Umständen die Hinweisliste. Wird ein Problem angezeigt, muss dieses behoben werden bevor der Monatswechsel durchgeführt werden kann.
- Klicken Sie im Fenster auf Monatswechsel durchführen.
Der Monatswechsel kann unter Umständen einige Sekunden dauern.
Anschließend wird der Abschluss im neuen Abrechnungsmonat neu geladen.
Dies kann einige Zeit dauern, Sie können aber in dieser Zeit bereits den Dialog wechseln, an einer anderen Firma weiterarbeiten oder sogar das Programm schließen (die Berechnungen werden im Hintergrund weiter ausgeführt).
Konsequenzen
Durch den Monatswechsel ändert sich das Verfahren in alten Monaten wie folgt:
- Dokumente im alten Monat werden festgeschrieben und nicht mehr geändert.
- Änderungen im Stamm bewirken jetzt eine Rückrechnung bzw. Aufrollung. Die Abrechnungen werden nicht mehr geändert, sondern es werden Korrekturabrechnungen erzeugt und geänderte Beträge mit der aktuellen Abrechnung verrechnet.
Fortschreibung von Meldungen
Haben Sie nicht alle Meldungen vor dem Monatswechsel versendet, erscheinen diese im neuen Abrechnungsmonat erneut.
So behalten Sie immer den Überblick über alle noch zu versendenden Meldungen und müssen nicht danach in alten Monaten suchen.
Schätzverfahren
Beschreibung
In diesem Beitrag erfahren Sie alles zur Dokumentation des Schätzverfahrens in DATALINE Lohnabzug.
Ablauf
1. Monat / Start der Schätzung
Werden nach dem Versand der Beitragsnachweise aus dem Abschluss noch Änderungen an der Gehaltsabrechnung vorgenommen, können Sie sich die endgültige Beitragsabrechnung anzeigen lassen, wenn Sie im
‣ Abschluss in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Druck-Einstellungen klicken und im sich dann öffnenden Dialog dann unter Beitragsabrechnungsliste die Checkbox wenn vorhanden, die endgültige Beitragsabrechnung zusätzlich anzeigen aktivieren.
Bestätigen Sie Ihre Einstellung anschließend mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern.
Dialog zu Druck-Einstellungen
Lassen Sie sich mit dieser Einstellung die Beitragsabrechnungsliste der Krankenkasse über die Schaltfläche Drucken anzeigen.
Es wird Ihnen erst der Beitragsnachweis angezeigt zum Zeitpunkt des Versandes, dieser ist mit dem Zusatz (Schätzung) gekennzeichnet.
Anmerkung
Die gewählte Druckeinstellung bleibt bestehen, Sie müssen diesen Schritt also im nächsten Abrechnungsmonat nicht nochmal durchführen.
Ansicht einer Beitragsabrechnung als Schätzung
Zusätzlich wird Ihnen jetzt auch auf der folgenden Seite eine weitere Beitragsabrechnungsliste angezeigt, diese stellt die endgültige Beitragsabrechnung dar und hat nicht mehr das Kennzeichen (Schätzung).
Ansicht der finalen Beitragsabrechnung
2.Monat / Übertrag der Restbeitragsschuld in den Folgemonat
Nun wurde die Restbeitragsschuld aus dem Vormonat in den aktuellen Abrechnungszeitraum übertragen.
Sie können sich eine Detailansicht dieses Übertrages anzeigen lassen, wenn Sie rechts in der Seitenleiste erneut die Druck-Einstellungen aufrufen und dort die Checkboxen mit Differenz-Berechnung und mit Differenz-Berechnung (Langfassung) aktivieren.
Sichern Sie diese Einstellungen dann wieder mit Speichern.
Detailansicht des Übertrages
Über die Schaltfläche Drucken können Sie sich nun die Beitragsabrechnungsliste der jeweiligen Krankenkasse anzeigen lassen.
Auf der ersten Seite erhalten Sie eine Übersicht über die aktuelle Beitragsschuld und darunter den Übertrag aus dem Vormonat. Beides zusammen ergibt dann die zu meldende Beitragsschuld an die Krankenkasse.
Beitragsschuld an die Krankenkasse
Möchten Sie nun nachvollziehen, wie sich genau die Summe aus dem Vormonat ergibt, bietet Ihnen DATALINE Lohnabzug dafür eine weitere Auswertung auf der nächsten Seite an.
Zusammensetzung der Summe aus dem Vormat
In dieser Auswertung werden die gemeldeten Beiträge und die endgültigen Beiträge gegenübergestellt, nach Beitragsgruppe.
Möchten Sie jetzt zusätzlich noch die Arbeitnehmer ermitteln, die zu dieser Beitragsdifferenz gehören, hat DATALINE Lohnabzug eine weitere Auswertung für Sie.
Arbeitnehmer zu den Beiträgen
Sie sehen dort die vorläufige Abrechnung (Schätzung) mit negativen Summen und die endgültige Abrechnung mit Abrechnung mit positiven Summen.
Werden diese Zahlen gegenübergestellt, erhalten Sie die den Beitragssoll aus dem Vormonat.
Diese Zahlen haben Sie dann schon auf der zweiten Auswertung erhalten.
Tipp
Die Differenz-Berechnung und die Differenz-Berechnung (Langfassung) können Sie sich ab dem zweiten Monat anzeigen lassen.
