Zeitabrechnung

Mit der Zeitabrechnung werden in der Zeiterfassung erfasste Zeiten automatisch als Einkunft hinterlegt und auf der Abrechnung aufgeführt. Sie können wählen, ob die Einkünfte vollautomatisch monatlich erzeugt werden, oder ob Sie diese manuell prüfen und anschließend in den Stamm übernehmen wollen.

Sie erreichen die Zeitabrechnung über Erfassung > Zeitabrechnung.

Prinzip

In der Zeitabrechnung erfassen Sie Einkünfte bzw. Lohnarten, analog zum entsprechenden Dialog im Personalstamm. Während die dort erfassten Einkünfte direkt auf der Abrechnung erscheinen, werden die in der Zeitabrechnung erfassten Einkünfte als “Vorlage” verwendet. Aus diesen Vorlagen erzeugt DATALINE Lohnabzug dann entweder automatisch oder auf Ihren Wunsch “echte” Einkünfte.

Wie auch andere Einkünfte können Sie diese Vorlagen pro Angestellten und auch zeitlich beschränkt hinterlegen, sowie zukünftige oder rückwirkende Änderungen vornehmen.

Erfassung der Einkunft

Zunächst ist die Erfassung einer Einkunft identisch zum Personalstamm. Sie können hier jedoch nur aus laufenden Lohnarten wählen, welche die Eingabe einer Anzahl und eines Faktors erfordern.

Anders im Personalstamm sind die Felder für Betrag und Anzahl jedoch ausgegraut. Stattdessen füllt DATALINE Lohnabzug die Anzahl automatisch mit den erfassten Zeiten. Sie geben hier nur den Faktor (und je nach Lohnart den Zuschlag) an, aus welchem sich zusammen mit der automatisch ermittelten Anzahl der Betrag ergibt.

Anschließend entscheiden Sie unter Berechnen dieser Lohnart aus Daten der Zeiterfassung, wie DATALINE Lohnabzug die Einkunft erzeugen soll:

• automatisch: Sobald Zeiten erfasst sind und damit der Betrag größer als 0 ist, wird die Einkunft automatisch im Personalstamm und der Abrechnung mit den berechneten Werten aufgeführt. Erfassen oder korrigieren Sie Zeiten, wird die Einkunft automatisch aktualisiert. In diesem Modus wird sogar bei rückwirkender Erfassung von Zeiten automatisch eine Aufrollung und Korrekturabrechnung durchgeführt. Sie kümmern sich einfach um die Erfassung der Zeiten und Lohnabzug übernimmt den Rest.
• manuell: Die Zeiterfassung verhält sich wie ein externes Zeiterfassungssystem. Sie können, nachdem alle Zeiten erfasst wurden, unter Personaldaten > Einkünfte / Lohnarten über die Schaltfläche Import > Aus Zeiterfassung manuell aus den Zeiten Einkünfte erzeugen und diese wenn nötig manuell nachbearbeiten. Diese ändern sich nicht automatisch, wenn nachträglich Zeiten korrigiert werden.

Sie können diese Entscheidung monatsweise treffen und nachträglich ändern. Schalten Sie nachträglich von automatisch auf manuell, verschwinden die automatischen Einkünfte aus dem Stamm und den Abrechnungen.

Zuordnungen

Haben Sie den ersten Teil der Einkunft erfasst, entscheiden Sie nun, nach welcher Berechnungsart die Zeiten berücksichtigt werden. Hierfür ordnen Sie eine “Art der Zeit” dieser Einkunft zu. Sie können aus einer Vielzahl unterschiedlicher Automatismen wählen und auch mehrere Zuordnungen in derselben Einkunft zusammenfassen (die Anzahlen werden dann aufsummiert). Zum Treffen einer Zuordnung klicken Sie auf Neue Zuordnung. Es ist mindestens eine Zuordnung erforderlich.

• Arbeitszeit > nach Zeitintervall: Arbeitzeiten ab und bis zu einer bestimmten Uhrzeit (nur wenn minutenweise erfasst wurde, Beispiel: bei Zuordnung von 09:00 bis 16:00 werden bei Arbeitszeit von 12:00 bis 18:00 insgesamt 4 Stunden erfasst).
• Arbeitszeit > nach Dauer der Arbeitszeit: Arbeitszeiten die eine bestimmte Stundenzahl übersteigen (Beispiel: bei Zuordnung 08:00 werden bei Ist-Zeit von 10:00 insgesamt 2 Stunden erfasst).
• Arbeitszeit > innerhalb der Soll-Arbeitszeit: Arbeitszeiten innerhalb der Soll-Arbeitszeit des jeweiligen Tages (Beispiel: bei Soll 08:00 werden bei Ist-Zeit von 10:00 insgesamt 8 Stunden erfasst).
• Arbeitszeit > außerhalb der Soll-Arbeitszeit: Arbeitszeiten die die Soll-Arbeitszeit des jeweiligen Tages übersteigen (Beispiel: bei Soll 08:00 werden bei Ist-Zeit von 10:00 insgesamt 2 Stunden erfasst).
• Arbeitszeit > nach Projekt: Arbeitszeiten, die einem Projekt zugeordnet sind.
• Feiertage (Ansatz der regelm. AZ): An Feiertagen die Soll-Stunden, wenn kein Feiertag angefallen wäre.
• Auszahlung aus Arbeitszeitkonto: Hinterlegte Auszahlung.
• Fehlzeit: An Fehltagen die Soll-Stunden, wenn der Arbeitnehmer nicht gefehlt hätte.
• Abzug unbezahlter Ruhepausen: Die erfassten Ruhepausen.

Zusätzlich haben Sie je nach Zuordnung weitere Optionen:

• Nur an Sonntagen: Die Zuordnung gilt nur für Sonntage.
• Nur an Feiertagen: Die Zuordnung gilt nur für Feiertage.

Die Einstellung Bei der Berechnung der Einkünfte voreingestellte Arbeitszeiten berücksichtigen sorgt dafür, dass bei zukünftigen (nicht erfassten) Tagen die regelmäßige Arbeitzeit als Ist-Zeit verwendet wird, andernfalls wird keine Zeit angerechnet. Ohne diese Option wird sich durch die automatische Erfassung nach jedem vergangenen Tag die Einkunft, und damit auch die Abrechnung ändern. Die Option wird deshalb insbesondere bei automatischer Berechnung empfohlen.

Haben Sie alle Zuordnungen eingegeben, speichern Sie die Einkunft mit Klick auf die Schaltfläche Speichern am oberen Fensterrand. DATALINE Lohnabzug wird Ihnen, analog zu den Einkünften im Personalstamm, dann eine Änderungsübersicht zeigen und Sie nach den Änderungszeitpunkten fragen.

Übertragung der Einkünfte

Haben Sie bei der Erstellung der Einkunft die Erzeugungsart automatisch gewählt, erscheint die Einkunft bei erfasster Zeit jetzt direkt unter Personaldaten > Einkünfte / Lohnarten:

Hier sehen Sie die automatisch berechnete Anzahl sowie den Betrag. Beachten Sie, dass Sie diese Einkunft in diesem Dialog nicht bearbeiten oder löschen können. Stattdessen nehmen Sie Korrekturen in der Zeitabrechnung vor, hierdurch wird sich auch die Einkunft ändern.

Haben Sie stattdessen die Erzeugungsart manuell gewählt, wechseln Sie in die Einkünfte im Personalstamm unter Personaldaten > Einkünfte / Lohnarten. Klicken Sie anschließend oberhalb der Liste auf Import, dann auf Aus Zeiterfassung. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem die zum manuellen Import verfügbaren Einkünfte mit ihren berechneten Werten angezeigt werden:

In diesem Dialog haben Sie die Gelegenheit, Anzahl und Faktor manuell zu editieren (über Doppelklick in das jeweilige Feld). Außerdem können Sie durch Markieren und Klick auf die Mülltonne oben rechts Einträge entfernen, die Sie nicht importieren möchten. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche Importieren, die Einkünfte werden dann so wie sie im Dialog aufgelistet sind erzeugt.

Sowohl automatisch als auch manuell aus der Zeiterfassung erstellte Einkünfte haben als Gültigkeit immer nur den aktuell ausgewählten Monat, auch wenn die in der Zeitabrechnung erfasste Vorlage länger gültig ist. Dies ist gewollt, da die Gültigkeit im Personalstamm angibt wie lange die Einkunft unverändert gültig ist und sich Einkünfte aus der Zeiterfassung monatlich ändern können.

Tipps und Tricks

Automatische Erfassung von Entgeltfortzahlung

Bei Entgeltfortzahlung Ihrer Arbeitnehmer können Sie entweder manuell eine entsprechende Einkunft anlegen, oder diese alternativ automatisch aus den Sollstunden der Zeiterfassung berechnen lassen. Für die automatische Berechnung legen Sie eine Lohnarten-Zuordnung Entgeltfortzahlung (Anzahl x Faktor) an und wählen Sie als Art der Zeit Fehlzeit, als Grund Entgeltfortzahlung (EFZ). Die Einkunft wird nur erzeugt, wenn eine entsprechende Abwesenheit erfasst wurde.

Problembehandlung

Sowohl automatisch als auch manuell importierte Einkünfte lassen sich über die Funktion “Stunden-Tacho” einsehen, um mögliche Probleme bei den Zuordnungen zu identifizieren. Hierzu wechseln Sie in die Zeiterfassung unter Erfassung > Zeiterfassung, markieren den gewünschten Arbeitnehmer und klicken in der Seitenleiste auf Stunden-Tacho. Sie sehen die Auflistung der zu Einkünften zugeordneten Stunden sowie die Anzahl der Einsätze.

Sollte eine automatische Einkunft nicht im Personalstamm auftauchen, prüfen Sie bitte zunächst über den Stunden-Tacho (siehe oben) ob die Zuordnung korrekt ist. Anschließend sollten Sie prüfen, ob die Berechnung noch im Gange ist, da diese im Hintergrund läuft. Sollte in der Statusleiste am unteren Fensterrand ein Text wie 1 Hintergrundaufgabe stehen, sollten Sie zunächst warten bis dieser Text automatisch verschwindet, und dann die Ansicht der Einkünfte verlassen und neu betreten.